هناك اعتقاد بأن الإنتاجية موهبة … أي ان الشخص المنتج والفعال والنشط يولد هكذا. هذا الاعتقاد جاء كاستنتاج للحقيقة الثابتة ان الناس فعلا تتفاوت في مستويات ذكائهم، وبالتالي فهناك أناس منتجين وغير منتجين كنتيجة للحقيقة المدركة ان هناك أناس اذكياء واخرون غير اذكياء. وعلى الرغم من بداهة هذا الاستنتاج، الا ان الدراسات العلمية نفته تماما.
الإنتاجية والاحترافية امر مكتسب ويتم تعلمه.
الشيء الوحيد الذي يميز الشخص المنتج عن غير المنتج هو القدرة على مواجهة اهواء النفس التي تختلق الأعذار والمشتتات دائما. وقدرة هذا الشخص على تسخير قوته الفكرية والعقلية في وضع خطط للاستغلال الأمثل لوقته وتعظيم انتاجيته.
في هذا المقال سنتناول 6 ممارسات هامة تساعدك على تعظيم انتاجيتك.
أولا: حدد المعوقات
ابدأ بتحديد اهم المعوقات والمشتتات التي تمنعك ان تكون منتجا وفعالا. هل هي وسائل التواصل الاجتماعي ام الأحاديث الجانبية مع زملاء العمل. أم أنك فقط لا ترتب اولوياتك بشكل فعال وبالتالي تجد صعوبة دائمة في الوفاء بمواعيدك. هل بيئة العمل غير مرتبة … الخ.
قم بتحديد وحصر كل ما يمنعك من التركيز، وضع استراتيجية للتعامل مع هذه المشتتات. إذا كنت تنظر لهاتفك كل حين فهناك تطبيقات مثل OFFTIME و Moment و Screentime تساعد على قياس وتتبع الأوقات التي تستهلكها في النظر لهاتفك. تطبيق مثل Freedom يساعد على منع المواقع التي تشتتك. حاول من وقت لآخر ان تقوم بترتيب مكان العمل بالشكل الذي يساعدك على انجاز مهامك. كن صادقا مع نفسك في رصد كل المشتتات، وكن جادا وحازما في وضع اليات للتعامل معها.
ثانيا: ركز على عمل ممارسات انتاجية
التركيز على الممارسات يعني ان تقوم برصد أفضل عاداتك في الإنتاجية. اين تحب ان تعمل، ما هي الأجواء التي تساعدك على الإنتاجية؟ ما هي افضل الأوقات التي تكون منتجا فيها ؟ هل تعلق في الرد على البريد الإليكتروني حتى تجد وقت العمل والإنتاجية قد انتهى؟ … وهكذا
تحديد الممارسات والعمليات التي تقوم بها فتساعدك على الإنتاجية هي أهم خطوة. فيما يلي نموذج قد يعد مثالا لطقوس وممارسات يومية تساعدني شخصيا على تعظيم انتاجيتي.
اعداد جدول مهام الغد من الليل وقبل النوم. الإفطار صباحا في البيت، الذهاب للعمل قبل الازدحام، ابدأ يومي بقهوة واشربها وانا أركز على المهام ذات الأولوية القصوى وذلك حتى صلاة الظهر. بعد الصلاة لا بأس ببعض الممارسات الاجتماعية مع زملاء العمل مع كوب من الشاي وذلك فيما لا يتجاوز ربع الي نصف ساعة. العودة مرة أخرى للعمل وغالبا ما يكون للرد على رسائل البريد الإليكتروني الهامة. او حضور أية اجتماعات وذلك حتى صلاة العصر. بعد الصلاة أحب ان اخذ قيلولة على كرسي المكتب لمدة نصف ساعة. تلك القيلولة تعيد الي نشاطي وابدأ بعدها بكوب قهوة اخر وكأني ابدأ يوم عمل جديد. عادة ما أتأخر في الخروج من المكتب حتى تخف ساعة الذروة، فجلوسي في العمل أفضل على جميع الأصعدة من جلوسي في السيارة على الطريق المزدحم. أحاول ان اتعلم شيئا جديدا يوميا من خلال قراءة مقال او مشاهدة نصف ساعة من دورة اونلاين (سواء كان في مجال العمل او الهواية)، أحاول ان احافظ على ساعة على الأقل يوميا للعائلة. قد اشاهد قبل النوم فيلم فيديو لمدة نصف ساعة يساعدني على النوم.
هذا فقط مثال لكيفية تقسيم وقت اليوم للوفاء بالتزامات العمل والحياة والعائلة وتعظيم الإنتاجية في كل جانب>
ثالثا: إدارة الأولويات
فكر بشكل نقدي. المشاريع التي اقترب ميعاد تسليمها ليس شرطا ان تكون الأعلى أولوية. قم بتكسير للمهام الكبيرة لمهام صغيرة جدا، وطبق مبدأ (20/80). حدد ال 20% من المهام التي ان اديتها ستنجز 80% من النتائج. بذلك تكون تعمل بذكاء وتعظم من انتاجيتك
رابعا: ضع جداول زمنية لنفسك
لكي تنجز أكبر قدر ممكن من العمل والحصول على أكبر قدر من الإنتاجية، قم بوضع جداول زمنية لنفسك أشد من الجدول الزمني الحقيقي. بذلك تستطيع ان تدفع نفسك للتركيز على الجدول الزمني الضيق فتنتج أكثر في الجدول الزمني الحقيقي
خامسا: القياس
بعد ان تعاملت مع المشتتات ووضعت لنفسك ممارسات تساعدك على التركيز والإنتاج وقمت بوضع أهم الأولويات وتراجعها بشكل دائم، وبعد ان وضعت الجداول الزمنية، الآن قم بقياس مدى تقدمك ومدى تحسن انتاجيتك. قم بقياس حجم العمل المنجز في فترة محددة. قم بعد ذلك بزيادة حجم العمل المطلوب إنجازه في نفس الفترة الزمنية ولكن بالتدريج حتى تزيد من امكانياتك. مع الوقت ستتعلم انجاز العمل بشكل أسرع. وستشعر أنك تتحكم في عاداتك وفي انتاجيتك وستشعر بمزيد من الثقة في النفس وخاصة كلما رأيت مدى تقدمك.
سادسا: طور من حديثك لنفسك
أحد اهم أدوات النجاح هي القدرة على تجاوز العثرات، وذلك لا يتم الا بتطوير حديث نفس إيجابي. سيحدث في العديد من المرات الا تحقق مستهدفاتك من الإنتاجية. الشيء المهم الذي يجب ان تتذكره في هذه الحالة هو ان فشلك هذه المرة لا يعني أنك ستفشل في كل مرة او أنك شخص فاشل بشكل عام. لا تجعل حوارك مع نفسك سلبيا ومثبطا. طريقة تعاملك مع نفسك في هذه الحالات مهم، حيث أنك قد تقوم بتوبيخ نفسك بشكل يدمر من احترامك لذاتك ويفقدك الثقة في نفسك ويعوقك من المحاولة مرة بعد مرة. كن ذكيا في التعامل مع نفسك واعرف ما يحفزك وابدأ من جديد
في النهاية كل هذه الخطوات قد تبدو منطقية وبديهية للكثيرين. لكن القليل هم من يأخذون بزمام المبادرة ويبدأون في العمل على تطوير أنفسهم.
المصادر
ترجمة فريق عمل (مهر) … بتصرف قليل
مدونة مُهر 
اترك تعليقًا