خمس مراحل لتحديد نقاط الضعف داخل مؤسستك

تكلمنا في المقالة السابقة عن عناصر القوة والضعف في تحليل البيئة الداخلية . وكان الحديث تحديدا عن نقاط القوة والضعف على مستوى فكرة المشروع نفسه . سوف نتكلم هنا -بمشيئة الله تعالي- عن :

الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

تعريف عام أي جانب يدعم ويساعد المؤسسة للوصول إلى أهدافها نعتبره نقط قوة داخل الإدارة .وبالعكس فإن أي جانب يعوق أو يوقف تقدم المؤسسة تجاه هدفها يعتبر نقطة ضعف داخل الإدارة.

مثال تطبيقي:

قررت شركة أن يكون هدفها الرئيسي General Goal  هو إرضاء العميل وزيادة ولائه.

الأهداف الفرعية: حسن استقبال وضيافة العميل ، المصداقية مع العميل ، تقديم منتج ذو جودة عالية، السعر العادل، سرعة الاستجابة للعميل، تقديم تسهيلات في السداد ، عمل سياسة الإسترجاع…… الخ.

نظر رئيس مجلس الإدارة إلى الأهداف الفرعية ولاحظ الآتي:

يتميز رجال المبيعات بمهارة اتصال عالية وحسن تعامل مع العملاء ، …نقطة قوة نائشة عن قدرات متميزة في إدارة الموارد البشرية في التعيين والتدريب ( و/أ و) في إدارة التسويق والمبيعات في التنظيم والمراقبة.

عدم جودة المواد الخام الذي تسبب في إنتاج كثيرمن المنتجات المعيبة وزادت نسبة المرتجعات ، …  نقطة ضعف في إدارة الجودة والمشتريات أو في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة لشراء مواد خام عالية الجودة.

جودة المنتج التام منخفضة قد تعني:

•  نقطة ضعف في إدارة الإنتاج في عدم الرقابة الجيدة على عملية الإنتاج.
• أو نقطة ضعف في إدارة الموارد البشرية في عدم إنشاء نظام تقييم وإدارة الأداء وعمل نظام التدريب اللازم للكوادر البشرية لرفع كفاءة الأفراد ومن ثم جودة المنتج.
• أو نقطة ضعف في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة الكافية في شراء ماكينات حديثة وإحلالها مكان الماكينات القديمة .
• تلف أوإهدار كلأ من المواد الخام والمنتج نقطة ضعف في إدارة المخازن في المحافظة عليهم في مكان آمن.

البطئ الشديد في الإستجابة للعملاء تعني نقطة ضعف في إدارة الإمداد Supply Chain

إرتفاع سعر المنتج تعني نقطة ضعف في جميع الإدارات فيما يتعلق بــ:

•  زيادة تكلفة العاملين ، إما مرتبات عالية أعلى من السوق، أو زيادة القوى العاملة عن المطلوب، …وهي نقطة ضعف في إدارة الموارد البشرية في عدم وضع نظام لإدارة الرواتب والأجور وفي عدم التخطيط للموارد البشرية.
• زيادة تكلفة المواد الخام … نقطة ضعف في إدارة المشتريات.
• طول العملية الإنتاجية مما يؤدي إلى زيادة التكلفة … نقطة ضعف في إدارة الإنتاج.

كيفية تحديد نقاط الضعف داخل مشروعك ومعرفة الإدارات المسئولة عن ذلك ؟

1- تحديد هدف استراتيجي Strategic Goal إرضاء العملاء وزيادة ولائهم.

2- تحديد الأهداف الفرعية Objectives  حسن معاملة العملاء، السعر العادل، الجودة المتميزة، تسهيلات في السداد، المصداقية، سرعة الإستجابة للعملاء…الخ

3- تحديد نقاط الضعف : الأهداف الفرعية تمثل نقاط قوة داخل المنشأة وعكسها تمثل نقاط ضعف مثل: السعر المرتفع، الجودة الردئية، عدم وجود تسهيلات بخلاف المنافسين، عدم وجود مصداقية ….الخ

4- من المسئول من الإدارات عن كل نقطة من نقاط الضعف.

5- ما هو نطاق المسئولية ؟

مثال توضيحي:

نقطة ضعف: سعر مرتفع ،  تعوق الوصول إلى الهدف الإستراتيجي (إرضاء العميل) .

المسئول : إدارة الموارد البشرية

نطاق المسئولية: عدم وضع نظام لإدارة الرواتب وعدم التخطيط للموارد البشرية مما أدي إلى زيادة الرواتب وتعيين عمالة زائدة، قاد ذلك كله إلى زيادة تكلفة القوى العاملة بالمؤسسة ومن ثم زيادة سعر المنتج.

 وقد يكون المسئول عن نقطة الضعف عدة إدارات وليست إدارة واحدة فلابد حينئذ من تحديد نطاق مسئولية كل إدارة عن نقطة الضعف هذه.

  كيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟

هذا ما سنعرفه في المقالة القادمة بإذن الله.