تداعيات الأنسجام في فريق العمل !!! …

MOHR-BLOG-BANNER-Hesham

عنوان مثير ،،، إذ هل للأنسجام من تداعيات وهل هناك اسوأ من فريق عمل مختلف على نفسه !!!
اعجبتني قصة مثيرة توضح هذا المعنى
كان هناك فريق عمل (أ) وفريق  عمل (ب) وطلب منهم وضع خطة لحل مشكلة ما.
  • فريق العمل (ب) كان فريقا منسجما اجتمعوا على رأي واحد، وفي سويعات قليلة كانوا قد خرجوا بتقريرهم مكتوبا في صورة جيدة.
  • فريق العمل (أ) كان لديهم فردا مشاكسا ، ما طرح الفريق رأيا الا فنده واخرج عيوبه حتى ضجر منه الفريق، وبالكاد خرجوا بالتقرير بعد ايام من العمل .
وكانت المفاجأة. …فاز تقرير الفريق (أ) ، إذ كان تقريرا مفصلا تناول جميع الحلول المتاحة وعيوبها. الرسالة واضحة كما أرى. 🙂
الرسالة الأعجب – والتي ليست محل النقاش الآن ولكن الشئ بالشئ يذكر- انه حين طلب من الفريقين اعداد تقرير آخر ، لكن قبل ذلك ان يقوموا بإعادة تشكيل فريق العمل ، ما كان من فريق العمل (أ) الا ان ابعدوا الفرد المشاكس !!! … 😦
الرسالة الأهم التي أود الوصول اليها هو ان:
الأنسجام مهم جدا في فرق العمل المنفذة (أثناء التنفيذ).
في حين أن الأختلاف مهم جدا في فرق العمل المخططة (أثناء التخطيط).

الشركاء في الشركات الناشئة عادة ما يكون بينهم صدامات، واحيانا كثيرة يكون هذا احد اسباب انهاء الشراكة، في حين انه يفترض ان يكون احد اسباب القوة داخل الشركة.

مجالس الشورى ومجالس الإدارة من المهم ان تحوي اناس من ثقافات مختلفة واعمار مختلفة وعقليات مختلفة ، إذ ان الخروج برأي قد قتل بحثا وتم تفنيد جميع عيوبه هو الأفضل لخطة محكمة. وهذه الخطة حين يتم تنفيذها تحتاج لفريق عمل منسجم.

تداعيات الأنسجام في فريق العمل 2

راجع اصل المقال على مدونة المؤلف

 

مرحلة توليد الخطط الإستراتيجية لمواجهة التهديدات واقتناص الفرص

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

بعد أن تكلمنا عن تحليل البيئة الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف) والبئية الخارجية (الفرص والتهديدات) ، تأتي مرحلة صياغة الإستراتيجيات وهي تمثل مرحلة البدء في كتابة وصفة العلاج وخطة التطوير للمؤسسة للوصول إلى أهدافها الإستراتيجية.

فعند الذهاب إلى الطبيب تأتي مرحلة التشخيص التي يطلب فيها الطبيب  التحاليل والإشعة ثم تأتي مرحلة كتابة العلاج مستندا ً على نقاط القوة ومعالجة نقاط الضعف عند المريض للوصول إلى الهدف المراد هو الشفاء للمريض.

كيف نضع هدف استراتيجي للمنشأة (صياغة الاستراتيجيات

مراحل كتابة وتسجيل الإستراتيجيات:

1464315559__Spider1- نقطة البدء : التهديدات

  • نبدأ بالتهديدات المحيطة بالمؤسسة ونضع الخطط الإستراتيجية المناسبة للتغلب أو تقليل تأثير التهديد على المؤسسة.

مثال:
– نقص الطلب على المنتج الحالي (تهديد)  1464315712_arrow-left  تطوير منتجات جديدة أو اتباع استراتيجية تقليل التكلفة أو البحث عن أسواق جديدة (خطط استراتيجية لموجهة التهديدات)
– زيادة سعر الدولار وبالتالي زيادة سعر المنتج المستورد (تهديد)  1464315712_arrow-left زيادة سعر المنتج ، أو الإتجاة إلى تصنيع المنتج محالياً بدلاً من استيراده. (خطط استراتيجية لموجهة التهديدات).

  • نرتكز على نقاط القوة المناسبة لدينا وندعمها ونحتفظ بها لتنفيذ الخطط الإستراتيجية المقترحة لموجهة التهديدات.

مثال : استناد المؤسسة على قوة إدارة البحوث والتطوير لعمل منتجات جديدة . أو قوة مدير التصدير لدينا لفتح أسواق جديدة في الخارج أو قوة المؤسسة مالياً لإنشاء مصانع لإنتاج المنتج بدلا من استيراده.

  • عمل خطط لمعالجة نقاط الضعف وتحويلها إلى نقاط قوة لمواجهة التهديدات:

مثال: عدم وجود إدارة للموارد البشرية تعوق اتباع خطة التوسع لإنشاء مصنع 1464315712_arrow-left  تعيين مدير للموارد البشرية  لتنفيذ خطة الموارد البشرية  لتصنيع المنتج محالياً لمواجهة تهديد ارتفاع سعر الدولار وزيادة سعر المنتج المستورد. ( تحويل نقطة الضعف إلى نقطة قوة لمواجهة تهديد حالي أو مرتقب)

1464316005_Binoculars2- نقطة البدء: الفرص

  • نحدد الفرص المتاحة ونضع الخطط الإستراتيجية للإستفادة منها على الوجة الأكمل.

نتبع نفس الخطوات السابقة: الإرتكاز على نقاط القوة ومعالجة نقاط الضعف لإقتناص الفرص الحالية والمرتقبة .

مثال: زيادة الطلب على المنتج (فرصة) 1464315712_arrow-left زيادة الإنتاج 1464315712_arrow-left  زيادة المبيعات (استراتيجية النمو والتوسع)

لدى المؤسسة ماكينات حديثة ومتطورة تساعد في زيادة الإنتاج للإستفادة من الفرصة المتاحة وهي زيادة الطلب.

لدى المؤسسة ضعف في إدارة المبيعات،  سوف تعيد هيكلة الإدارة وتعيين مدير مبيعات ذو خبرة واسعة لتنفيذ خطط زيادة المبيعات وفتح أسواق جديدة .

الملخص:

تسجيل الفرص1464315712_arrow-left صياغة الخطط  الإستراتيجية للإستفادة من الفرص   1464315712_arrow-leftنقاط القوة التي تدعمك 1464315712_arrow-leftنقاط الضعف التي تعوقك 1464315712_arrow-left صياغة الخطط لمعالجة نقاط الضعف .

______________________________________________________

تسجيل التهديدات 1464315712_arrow-left صياغة الخطط  الإستراتيجية لمواجهة التهديدات1464315712_arrow-leftنقاط القوة التي تدعمك 1464315712_arrow-leftنقاط الضعف التي يجب معالجتها 1464315712_arrow-left صياغة الخطط لمعالجة نقاط الضعف .

تابعونا في المقال القادم لمعرفة كيفية تطبيق الأستراتيجيات. 

خمس مراحل لتحديد نقاط الضعف داخل مؤسستك

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تكلمنا في المقالة السابقة عن عناصر القوة والضعف في تحليل البيئة الداخلية . وكان الحديث تحديدا عن نقاط القوة والضعف على مستوى فكرة المشروع نفسه . سوف نتكلم هنا -بمشيئة الله تعالي- عن :

الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

تعريف عام أي جانب يدعم ويساعد المؤسسة للوصول إلى أهدافها نعتبره نقط قوة داخل الإدارة .وبالعكس فإن أي جانب يعوق أو يوقف تقدم المؤسسة تجاه هدفها يعتبر نقطة ضعف داخل الإدارة.

مثال تطبيقي:

قررت شركة أن يكون هدفها الرئيسي General Goal  هو إرضاء العميل وزيادة ولائه.

الأهداف الفرعية: حسن استقبال وضيافة العميل ، المصداقية مع العميل ، تقديم منتج ذو جودة عالية، السعر العادل، سرعة الاستجابة للعميل، تقديم تسهيلات في السداد ، عمل سياسة الإسترجاع…… الخ.

نظر رئيس مجلس الإدارة إلى الأهداف الفرعية ولاحظ الآتي:

يتميز رجال المبيعات بمهارة اتصال عالية وحسن تعامل مع العملاء ، …نقطة قوة نائشة عن قدرات متميزة في إدارة الموارد البشرية في التعيين والتدريب ( و/أ و) في إدارة التسويق والمبيعات في التنظيم والمراقبة.

عدم جودة المواد الخام الذي تسبب في إنتاج كثيرمن المنتجات المعيبة وزادت نسبة المرتجعات ، …  نقطة ضعف في إدارة الجودة والمشتريات أو في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة لشراء مواد خام عالية الجودة.

جودة المنتج التام منخفضة قد تعني:

  •  نقطة ضعف في إدارة الإنتاج في عدم الرقابة الجيدة على عملية الإنتاج.
  • أو نقطة ضعف في إدارة الموارد البشرية في عدم إنشاء نظام تقييم وإدارة الأداء وعمل نظام التدريب اللازم للكوادر البشرية لرفع كفاءة الأفراد ومن ثم جودة المنتج.
  • أو نقطة ضعف في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة الكافية في شراء ماكينات حديثة وإحلالها مكان الماكينات القديمة .
  • تلف أوإهدار كلأ من المواد الخام والمنتج نقطة ضعف في إدارة المخازن في المحافظة عليهم في مكان آمن.

البطئ الشديد في الإستجابة للعملاء تعني نقطة ضعف في إدارة الإمداد Supply Chain

إرتفاع سعر المنتج تعني نقطة ضعف في جميع الإدارات فيما يتعلق بــ:

  •  زيادة تكلفة العاملين ، إما مرتبات عالية أعلى من السوق، أو زيادة القوى العاملة عن المطلوب، …وهي نقطة ضعف في إدارة الموارد البشرية في عدم وضع نظام لإدارة الرواتب والأجور وفي عدم التخطيط للموارد البشرية.
  • زيادة تكلفة المواد الخام … نقطة ضعف في إدارة المشتريات.
  • طول العملية الإنتاجية مما يؤدي إلى زيادة التكلفة … نقطة ضعف في إدارة الإنتاج.

كيفية تحديد نقاط الضعف داخل مشروعك ومعرفة الإدارات المسئولة عن ذلك ؟

1- تحديد هدف استراتيجي Strategic Goal إرضاء العملاء وزيادة ولائهم.

2- تحديد الأهداف الفرعية Objectives  حسن معاملة العملاء، السعر العادل، الجودة المتميزة، تسهيلات في السداد، المصداقية، سرعة الإستجابة للعملاء…الخ

3- تحديد نقاط الضعف : الأهداف الفرعية تمثل نقاط قوة داخل المنشأة وعكسها تمثل نقاط ضعف مثل: السعر المرتفع، الجودة الردئية، عدم وجود تسهيلات بخلاف المنافسين، عدم وجود مصداقية ….الخ

4- من المسئول من الإدارات عن كل نقطة من نقاط الضعف.

5- ما هو نطاق المسئولية ؟

مثال توضيحي:

نقطة ضعف: سعر مرتفع ،  تعوق الوصول إلى الهدف الإستراتيجي (إرضاء العميل) .

المسئول : إدارة الموارد البشرية

نطاق المسئولية: عدم وضع نظام لإدارة الرواتب وعدم التخطيط للموارد البشرية مما أدي إلى زيادة الرواتب وتعيين عمالة زائدة، قاد ذلك كله إلى زيادة تكلفة القوى العاملة بالمؤسسة ومن ثم زيادة سعر المنتج.

 وقد يكون المسئول عن نقطة الضعف عدة إدارات وليست إدارة واحدة فلابد حينئذ من تحديد نطاق مسئولية كل إدارة عن نقطة الضعف هذه.

تحليل البيئة مسئوليات الأدارات

  كيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟

هذا ما سنعرفه في المقالة القادمة بإذن الله.

ADV1

استراتيجية الموارد البشرية في تحقيق الإزدهار والإستقرار للمؤسسة

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

كثير من الشركات لا تهتم بوضع هدف استرايجي للمنشأة، ويشغلها المهام الإدارية والتشغيلية اليومية عن التفكير في إجابة اهم سؤال يقرر مصيرها وهو …” إلى أين نحن ذاهبون؟” بالرغم من ان الإجابة عن هذا السؤال قد تعني الكثير للمنشأة … مثل:

  • تحديد الهدف طويل المدى للمنشأة .
  • تحديد أهداف كل إدارة لتحقيق الهدف الاستراتيجي للمنشأة.
  • قيام كل قسم بعمل خطة تشغيلية لتحقق هدف الإدارة التابعة لها ومن ثم الهدف الإستراتيجي للمنشأة.
  • تحديد الوقت والجهد والميزانية المطلوبة للوصول للهدف الاستراتيجي.
  • ضمان بقاء المنشأة على خريطة المنافسة في المستقبل.

عدم تحديد هدف للمنشأة يُفقدها كثير من الوقت والجهد والمال في العملية التشغيلة، لأن المنشأة تدير مهام التشغيل اليومية من غير أساس ترتكز عليه . ماذا لو قمنا ببناء بيت من غير أساس ونسينا ذلك، وقمنا ببناء باقي طوابق البيت … انهيار البيت لا محالاة وضياع كل الوقت والجهد والمال. فأساس المنشأة، هو التخطيط الاستراتيجي … (وضع هدف عام لا يقل عن ثلاث سنوات)

فلنفترض أن منشأة تقوم بإنتاج عبوات بلاستيك وقام مدير الانتاج بتصنيع عدد 3000 عبوة يومية بناء على خطة التشغيل المعتمدة من الإدارة العليا، ثم قامت بالتالي إدارة التسويق ببيع العبوات المصنوعة وقامت إدارة الموارد البشرية بتوفير العمالة اللازمة لتصنيع وبيع تلك العبوات. في ظل انشغال الإدارة العليا بخطة الإنتاج والتسويق اليومية والمشاكل الخاصة بالأفراد والماكينات تغافلت عن النظر للإمام ، وواجهت مجموعة مشاكل انحصرت في:

  • لا يوجد أساس (هدف اتسراتيجي)  للمنشأة تبني عليه  خطتها التسويقية  والتشغيلية  ومن ثم المالية والبشرية.
  • لا يوجد أساس ترتكز عليه عملية تقييم الأداء وإدارته، فبذلك لا تؤدي المنشأة أحد أهم وظائف الإدارة وهي عملية الرقابة وهي من ناحية اخرى عبارة عن تحلليل الفجوة بين المخطط والأداء الفعلي ثم تصحيح الانحرافات.

قد يسأل سائل ماذا لو كانت الشركة السابقة تحقق أرباحا كبيرة في ظل خطتها التشغيلية السابقة وذلك من دون ان تحدد أي هدف استراتيجي لها؟أقول: ذلك لا يضمن لها التوسع، وحتى لو تم؛ لا يضمن لها إدارة التوسع بشكل فعال ويقودها إلى إنهيار المنشأة بشكل مفزع. كبناء بيت على ثلاثة طوابق ثم التوسع في بناء خمس طوابق أخرى وأساس البيت يتحمل ثلاثة طوابق فقط  … النتيجة انهيار البناء بشكل سريع ومفزع.

هل لديك الكوادر البشرية المؤهلة لمرحلة التوسع ؟ هل لديك القدرة المالية الكافية لمرحلة التوسع؟ وغيرها من الآسئلة التي تؤكد ضمان وجود أساس قوي يتحمل مرحلة التوسع وكل ذلك لن يحدث إلا بالتخطيط الإستراتيجي.

 إن عدم وجود تخطيط استراتيجي لا يضمن للمنشأة البقاء واستمرار الأرباح في ظل منافسة قوية وظهورمنافسين في أي لحظة ودخول الشركات الدولية في السوق المحلي وفي ظل تقلبات اقتصادية وسياسية واقليمية محيطة قد تؤثر عليها في أي لحظة .

“إذا لم تخطط فقد خططت للفشل “

كما قلت سابقاَ أن التخطيط الاستراتيجي يوفر الوقت والجهد والمال الذي يضمن بذلك  تقديم منتج بسعر منافس وبجودة عالية وتحقيق الهدف بسرعة قبل أن يسبقك أحد وتكون على استعداد لأي منافسة أو أي حالة ركود اقتصادي.

 المراحل الرئيسية لعملية التخطيط الأستراتيجي :

  • تحليل البيئة من خلال تحليل سوات SWOT analysis
  • صياغة الأستراتيجيات من خلال كتابة الأهداف الأستراتيجية
  • تطبيق الخطة الأستراتيجية من خلال تحويل الهدف الأستراتيجي الي خطوات تنفيذية تشغيلة Action Plan على مستوى القطاعات والأدارات والأقسام والوظائف
  • وضع اسس الرقابة الأستراتيجية من خلال وضع معايير تقييم الأداء KPI
  • بناء انظمة ومنصات تقارير للإدارة العليا لضمان عملية رقابة فعالة.

خطوات بناء استراتيجية للموارد البشرية

ADV1

القيادة الحديثة هرم إداري مقلوب

10488085_1725561207666155_8857832705357035690_n

في الهيكل اﻹداري التقليدي يكون الرئيس على قمة الهرم وتحته مديرو القطاعات واﻹدارات.. وتحتهم رؤساء اﻷقسام وهكذا.. ودوره إلقاء اﻷوامر

الهيكل الاداري الحديث مقلوب..

يكون على القمة موظفو الخدمة اﻷمامية الذين يتعاملون مع الجمهور..وتوفر لهم كل السبل في النجاح..

بينما يأتي القائد في القاعدة.

دور القائد أن يقدم الدعم.. وأن يحمل مسؤولية المنظمة كلها.. وأن يضمن وهو في موقف “الخادم” أن نجاح المؤسسة متوفف على قدرته على تقديم الدعم المناسب والخدمة الكاملة لجميع العاملين “فوقه” حتى بستطيعوا أداء مهمتهم بكفاءة وإبداع ودون ضغوط.

صفحة د.وائل عزيز