كلمة السر … كايزن

 

ASHRAF SALAH

متى تحكم شركة ما على نفسها بالموت البطئ ؟

عندما تتوقف عن التطوير والاستجابة للتغيير ، وعندما لا تملك المرونة ” الكافية ” للاستجابة والتعامل مع المتغيرات الاقتصادية المختلفة والتكيف معها .

قد يكون هذا الكلام ” نظريا ” لا جديد فيه، وقد يكون من البديهيات لدى عدد كبير من المديرين التنفيذيين الذين يتولون المناصب القيادية فى الشركات العربية بشكل عام، ولكن عادة ما يفرض الواقع العملى سطوته ويجعل كثيرا من الشركات تعانى من سكرات هذا النوع من الموت التدريجى .

عادة ما تكون الظروف الاقتصادية العامة التى تتعرض لها الكثير من الشركات والمؤسسات … مثل ضعف الطلب على المنتج او وجود حالات الكساد او التضخم وضعف الموارد، ما يؤثر سلبا على نتائج اعمال هذه الشركات، ويجعلها فى حالة من حالات الركود وعدم التطور او النمو سواء خارجيا، او داخليا على مستوى بيئة العمل الداخلية من موارد بشرية لا تمتد اليها ايدى التطوير والتدريب المهنى او فرص الترقى او النمو نتيجة لضعف النشاط بشكل عام ، وهو ما تعانى منه الشركات المصرية فى السنوات الست الاخيرة ( شركات السياحة والشركات العاملة فى البورصة نموذجا ) والاستسلام التام لمثل هذه الظروف المتغيرة المؤقتة يضيع على هذه الشركات فرصا وامكانيات وموارد قد تتوافر عند تغير هذه الظروف وتبدلها الى الافضل، ويكون الـهدف الاول للمديرين التنفيذيين فى مثل هذه الظروف هو اللجوء الى ” الانكماش الاضطرارى ” وعدم التوسع فى النشاط .

فى مثل هذه الظروف كيف يمكن بعث الحياة مرة اخرى فى هذه الشركات ؟

عدم الاستسلام … فالشركة ما زالت قائمة وتعمل فى ظل هذه الظروف ” المعاكسة ” وتحاول الحفاظ على حصتها فى السوق، والعمل على زيادتها ومقاومة الظروف المعاكسة، والاصرار من جانب مديريها على تجاوز هذه المرحلة باقل الخسائر الممكنة. تعتبر هذه هي الخطوة الاولى والاهم نحو الخروج ” الامن ” من هذه الحالة بأقل الخسائر الممكنة .

والمرونة الكافية فى التعامل مع هذه الظروف والاستجابة السريعة لمتغيرات هذه المرحلة . المرونة فى التحكم فى التكاليف ووضع الخطط الفعالة نحو ترشيد النفقات خاصة غير الضرورية منها، والربط الوثيق بين اى تكلفة والعائد المتوقع منها واحتسابه بدقة .

بعث الحيوية فى الموارد البشرية التى تملكها الشركة والتى تعتبر ” حائط الامان المنيع ” ضد اية مخاطر مستقبلية والحفاظ عليها كاحد اهم الاهداف التى يجب السعى الى تحقيقها فى مثل هذه الظروف … وليس التخلص منها او اعتبارها ” عبئا ” او ” تكلفة ” … بل والعمل وفقا للامكانيات والموارد المتاحة على تطويرها وتنميتها ومنحها حقها الطبيعى فى الترقى والتميز .

تريد رغم كل هذه الظروف المعاكسة ان تبعث الحيوية والحياة فى شركتك عليك بكلمة السر ” كايزن ” .

” كايزن ” اسلوب او نموذج ادارى يابانى يعنى ” التطوير المستمر ” وادخال تحسينات صغيرة وبسيطة على ما تقدمه الشركة من خدمات ومنتجات ولكن بشكل دائم ومستمر. اساس نجاح هذا النظام الادارى ان تكون هذه التحسينات بسيطة ولكن فى نفس الوقت تتم بشكل دائم ومستمر ودون توقف فـ ” خير الاعمال ادومها وان قلت ” .

ما السر فى نجاح ” نظام كايزن ” فى انقاذ شركتك من الموت البطئ ؟

ان ادخال هذا النظام ضمن انظمة العمل فى شركتك عن اقتناع وايمان به من قبل جميع المستويات الادارية، من شأنه ان يخلق حالة عامة من الرغبة فى والسعى الى الابداع والتطوير والابتكار والمنافسة الدائمة والمستمرة وباقل التكاليف والموارد المالية ويبعث الحيوية فى نفوس العاملين بحيث لا يتوقفون عن الابداع والابتكار وعدم التوقف عن التفكير – وهو الاهم على الاطلاق – ومن شأن ذلك – حال استمراره – انتشال شركتك من حالات الجمود الفكرى والموت البطئ .

تخيل انك تطرح على العاملين فى شركتك تطبيق نظام كايزن فى كيفية ادخال تحسينات وتطوير على نظام التكاليف فى الشركة وكيفية تخفيضها فى ظل هذه الظروف باستخدام وسائل ابتكارية وابداعية فى الحصول على مزايا افضل من الموردين او ابتكار وسائل بديلة تؤدى الى تخفيض بنود التكاليف الرئيسية .

وتخيل انك تطرح على العاملين فى شركتك تطبيق نظام كايزن فى كيفية البحث عن مصادر ايرادات اخرى او تطوير الخدمات التى تقدمها الشركة بالتوسع افقيا او رأسيا او البحث عن فرص اخرى خارجيا او داخليا .

لا شك ان ذلك من شأنه ان يطرح حالة من ” الحراك ” المهم والمطلوب بين الجميع ويشعل روح المنافسة والرغبة فى التميز والخروج بافضل النتائج .

اذا اردت بعث الحياة والحيوية والروح فى شركتك عليك بكلمة السر ” كايزن ” .

Advertisements

مراحل تأسيس الموارد البشرية | الجزء الخامس … الأستقطاب

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

في هذا الجزء سنستكمل ما بدأناه عن تأسيس الإدارة بالنسبة لمدير إدارة الموارد البشرية وبما يتعلق بكون الشركة  تحت التأسيس او قائمة بالفعل … وكيفية إعداد خارطة طريق يسير عليها لتأسيس إدارته وما يتعلق بالمهام والمسئوليات الملقاه على عاتقه في إدارته أو ما يتعلق بالمؤسسة ككل.تكلمنا في المقالة السابقة عن:

  • إعداد رؤية ورسالة وقيم المنظمة.
  • التخطيط الإستراتيجي SWOT Analysisوصياغة الأهداف الاستراتيجية.
  • إعداد التصميم الوظيفي أو التحليل لكل وظائف الشركة .
  • وضع الهيكل التنظيمي للشركة .
  • إعداد خطة الموارد البشرية لجميع الوظائف بالشركة.

بديهيا ومنطقيا وبعد ان قمنا بهذه الخطوات، ان نبدأ في استقطاب الموارد البشرية التي ستحقق اهداف المؤسسة. عملية الأستقطاب تبدأ بإعداد وتنفيذ نظام الاستقطاب والإختيار.

 بعد تحديد احتياجات المؤسسة من القوى العاملة نوعاً وكيفاُ يقوم مدير الموارد البشرية  باعداد مرحلة الاستقطاب والإختيار التي تتمثل في عبارة :“وضع الشخص المناسب في المكان المناسب في الوقت المناسب”يبدء مدير الموارد البشرية في استقطاب واختيار العاملين في إدارته أولاً ثم يشرع في تنفيذ باقي خطة الموارد البشرية في المؤسسة ككل.

الجدول التالي يمثل معيار لمتوسط عدد العاملين في إدارة الموارد البشرية بالنسبة لحجم المؤسسة :%d8%ac%d8%af%d9%88%d9%84-%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%841

استقطاب الكفاءات داخل الشركات يتم اما خارجياُ او داخلياُ…

1- الاستقطاب الخارجي : يقوم مدير إدارة الموراد البشرية بشكل عام باختيار أنسب وأفضل قنوات الاستقطاب Recruitment Channels التي سوف تستخدمها إدارته في عملية التوظيف لجذب أفضل الكوادر البشرية من خارج المؤسسة … فيما يلي امثلة على قنوات الأستقطاب:

1– الأنترنت on line:
الأنترنت بدوره يحوي وسائل وقنوات متعددة للأستقطاب اهمها:

  • شبكات التواصل الاجتماعي … احد اهم وسائل التواصل مع الناس واستهدافهم من خلال اهتماماتهم وتخصصاتهم هي وسائل التواصل الأجتماعي. تويتر يعد الأشهر في المملكة ودول الخليج، والفيس بوك يعد الأشهر في مصر ودول المغرب العربي. لكن بشكل عام linkedin هو الأنسب للوصول لمحترفين في كل العالم. بشكل عام فإن هذه الشبكات تكون فعالة جدا في حال استهدافك لعمالة دون الأربعين عاما
  • الموقع الإلكتروني للشركة وصفحة الفيس بوك أو لينكد إن الخاصة بالشركة .
  • مواقع التوظيف … هناك مواقع توظيف مشهورة على مستوى العالم العربي ويأتي على رأسها بيت. وهناك مواقع توظيف تشتهر في محيطها. فيما يلي قائمة سريعة بأهم مواقع التوظيف في مصر والوطن العربي. ولنا مقال قريبا سيبحث هذه النقطة  بالتفصيل.
    bayt logo wuzzuf logo  arabjobs logo
    arabrec logo New-Jobzella-Logo-300x101

 

2- وسائل استقطاب تقليدية off line … مثل معارض التوظيف، الصحف، المنشورات الورقية واليافطات الدعائية، السير الذاتية المحفوظة في قاعدة بيانات الشركة، دائرة المعارف والأصدقاء … ليس المقصود بها الواسطة ، لكن يمكن الأستفادة من هذه الدائرة في دفع الأعلانات الوظيفية للشركة في الوصول لأكبر عدد مستهدف.  بشكل عام، يجب ان يكون لقسم الموارد البشرية دورة عمل للمقابلات الوظيفية بحيث تتضمن كفاءة المتقدم للوظيفة. ايضا  الجامعات تعد رافد مهم للأستقطاب… وهي هامة في حالة استقطاب موظفين حديثي التخرج وليس من اهل الخبرة.

بصفة عامة، يأتي دور مدير الموارد البشرية في انتقاء أنسب قنوات الاستقطاب السابقة بما يتناسب مع الوظائف الشاغرة لديه%d9%82%d9%86%d9%88%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d9%84%d8%a3%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%b7%d8%a7%d8%a8-%d9%81%d9%8a-%d8%a7%d9%84%d8%aa%d9%88%d8%b8%d9%8a%d9%81فعلى سبيل المثال :وظائف المؤهلات العليا (حديثى التخرج) يناسبها شبكة التواصل الإجتماعي أكثر من غيرها … وظائف المديرين ورؤساء الأقسام (يناسبها الجرائد ولينكد إن ومواقع التوظيف)، العمالة الغير مدربة  يتناسب معها دائرة المعارف والأصدقاء. لذلك نجد بعض الشركات تقوم بعمل مكافأة لكل عامل يستقدم عامل آخر. سوف نتحدث في المقالة القادمة عن الاستقطاب الداخلي وما هي الخطوات التي يتبعها مدير الموارد البشرية للاستقطاب من داخل المنظمة .

سجل في مهر

 

مراحل تأسيس الموارد البشرية | الجزء الرابع: اللبنة الأولى وحجر الأساس في تأسيس موارد الشركة البشرية

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تحدثنا في المقالات الثلاث السابقة عن
1495576766_user_helpلماذا نحتاج لإدارة موارد بشرية، وتطرقنا فيها لتطور المفهوم من “شئون عاملين” الي “الموارد البشرية” الي “رأس المال البشري”…
ثم تطرقنا الي:
1495577097_hourglassمتى نحتاج لإدارة موارد بشرية وشرحنا فيها العلاقة بين حجم المؤسسة من ناحية عدد افرادها وبين التوقيت المناسب لإنشاء قسم للموارد البشرية …
ثم اخيرا تطرقنا الي:
1495577145_toolsكيف يتم بناء ادارة الموارد البشرية من منظور شامل وعام ومحيط …
وصلنا الآن لمرحلة التفصيل بعد الأجمال، حيث يتم وضع خارطة طريق لتأسيس الإدارة خطوة خطوة

سوف نقسم خطوات التأسيس وفقا لوضع الشركة، هل هي شركة قائمة بالفعل ام تحت التأسيس؟

اولا: في حالة شركة تحت التأسيس …

يحتاج مدير الموارد البشرية إلى تنفيذ الخطوات الآتية :

في الخطوتين السابقتين يلعب مدير الموارد البشرية دوره كشريك استراتيجي في  إعداد الخطة  الاستراتيجية للمؤسسة وهذا يمثل الاتجاه الحديث في إدارة الموارد البشرية التى تسمي حاليا ً الإدارة الإستراتيجية للموارد البشرية … فدوره في هذه المرحلة لا يقتصر على الملائمة بين خطة إدارته و بين الأهداف الاستراتيجية للمؤسة بل ايضا هو الذي يقوم بمساعدة الإدارة في إعداد وتصميم وصياغة أهدافها الاستراتيجية،  ثم يُلقى على عاتقه عملية التنفيذ ومساعدة ومراقبة جميع الإدارات في الشركة في تحقيق أهداف المؤسسة الاستراتيجية .

  • ثالثاً: إعداد التصميم الوظيفي لكل وظائف الشركة .

من خلال الوقوف على تحديد أنواع الوظائف وعددها الواجب توافرها في الشركة بما يساعدها على تحقيق أهدافها الاستراتيجية، ثم يرسم مهام ومسئوليات كل وظيفة ومواصفات شاغرها لتهيأة الوظيفة لاستقبال صاحبها والمسئول عنها.

 المؤسسة  التي تحت التأسيس التى لم يتم تعيين أي فرد فيها أو تستكمل تعيين باقي العاملين فيها فليس من المنطقى أن يقوم مدير الموارد البشرية بتحليل الوظائف على وظائف غير موجودة على أرض الواقع، عملية التحليل تبدء فقط في حالة هناك عاملين بالشركة حينئذ نقوم بالوقوف على دراسة مهام ومسئوليات كل موظف في الشركة ومواصفات شاغر كل وظيفة.

  • رابعا: وضع الهيكل التنظيمي للشركة .

إختيار أنسب شكل للهيكل الإداري بناءاً على طبيعة وحجم الشركة … مبدئيا هناك أربع أنواع من الهياكل الإدارية%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84-%d8%a7%d9%84%d9%87%d9%8a%d9%83%d9%84-%d8%a7%d9%84%d8%a3%d8%af%d8%a7%d8%b1%d9%8a

1- هيكل وظيفي شجري وهوالأكثر شيوعاً

2- هيكل منتج

3- هيكل جغرافي

4- هيكل مصفوفي

  • خامسا: إعداد خطة الموارد البشرية لجميع الوظائف بالشركة.

يقوم مدير إدارة الموارد البشرية من خلال (تحليل الطلب) ومن (تحليل المعروض داخليا وخارجيا) تحديد العدد الواجب توافره من العاملين لتحقيق أهداف الشركة وذلك كل عام.

بذلك يكون مدير إدارة الموارد البشرية قد وضع حجر الأساس في الشركة ومن ثم ينتقل الي مرحلة جديدة من المهام تشمل:

ولاحقا بعد مضي وقت على تأسيس الشركة ستكون هناك مهام اخرى مثل

  • مرحلة جمع البيانات والمعلومات عن الشركة وحجمها ونشاطها وأهدافها وما تحتاجه أولا لتنفيذ خطة تأسيس إدارة الموراد البشرية .
  • إعداد تقرير يشمل (مشاكل المؤسسة الرئيسية – أسبابها – الخطوات التنفيذية لحلها) ثم يتم وضع خطوات رئيسية لتأسيس إدارة الموراد البشرية بما يتناسب مع الوضع القائم وما تحتاجه الشركة أولاً

سجل في مهر

مراحل تأسيس الموارد البشرية الجزء الثالث (متى؟)

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

متى تشرع المؤسسة في اتخاذ قرار بتأسيس إدارة الموارد البشرية؟

تكلمنا في الجزء الأول عن أهمية العنصر البشري وأهمية وجود إدارة تدير هذا العنصر ثم تكلمنا في الجزء الثاني عن مراحل تأسيس الإدارة بالنسبة للمؤسسة وسوف نجيب  اليوم بمشيئة الله تعالى عن سؤال:

متى تشرع المؤسسة في اتخاذ قرار بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟

من أهم أسئلة التي لا يوجد لها إجابة قطعية وخصوصاً في المنشئات الصغيرة أو في بداية تأسيس  المشروع  حيث حجم العمالة قليل جدا. لكن سوف أستعرض وجهة نظري في ذلك من خلال خبرتي في عالم إدارة الموارد البشرية.

تبدأ الشركة الناشئة في إعداد الخطة الاستراتيجية لها، ثم يقودها هذا إلى تقدير العمالة المطلوبة كماً وكيفياً في السنوات القادمة، والميزانية المطلوبة للوصول إلى أهدافها الاستراتيجية. من هنا تبدأ مرحلة إجابة السؤال … متى تبدأ في تأسيس إدارة الموارد البشرية؟

بشكل عام إذا قل عدد العاملين عن 50  فهى لا تحتاج إلى تأسيس إدارة الموارد البشرية، ولكن تحتاج إلى مسئول شئون عاملين، والتعاقد مع %d9%85%d9%87%d8%a7%d9%85-%d8%b4%d8%a6%d9%88%d9%86-%d8%a7%d9%84%d8%b9%d8%a7%d9%85%d9%84%d9%8a%d9%86استشاري موارد بشرية مستقل بعدد زيارات معينة في الشهر. سيقوم الأستشاري بعمل  سياسات وإجراءات لإدارة الموارد البشرية من أجل وضع قواعد تسير عليها المؤسسة من أول يوم. وهو الأمر الذي يجعل دخول المؤسسة في مرحلة النمو مخطط له ومرتب. مرحلة النمو تبدأ بنمو حجم الأعمال، يستتبعه احتياج لقوة بشرية لأدارة وتنفيذ هذه الأعمال. الدخول في مرحلة النمو هذه دون تخطيط واعداد مسبق قد ينتج عنه انهيار الشركة. لذا فإن احد مهام استشاري الموارد البشرية هو التخطيط لمرحلة نمو دون مفاجآت او انهيارات.

وإذا وصل حجم الشركة إلى  100 موظف ومن المقدر أن يزيد إلى 300  في خلال سنتين،  فإنه قد حان الوقت إلى تأسيس إدارة الموارد البشرية التي سوف تبدء بتعيين مديرا لهذه الأدارة ثم تبدء مرحلة ثانية من تعيين باقي العاملين في القسم.

افضل ادارة يمكنها ادارة مرحلة النمو هي ادارة الموارد البشرية

في النهاية لابد أن تستعين الشركة الناشئة في البداية بمجموعة من الاستشاريين في جميع التخصصات وخاصة في إدارة الموارد البشرية لكي تضمن أن تكون كل خطوة تخطوها الشركة في الطريق الصحيح والسليم … تماما مثل بناء بيت، فإنك تتعاقد مع مهندس يشرف على البناء لكي تتأكد من بناء أساس سليم  وقوي للبيت يتحمل باقي الأدوار لكي لا ينهار على أصحابه.

الشركات الصغيرة تسقط سقوطا مروعاً في حالة النمو بسبب عدم وضع أساس قوي تبني عليه باقي طبقات البيت. الكوادر البشرية المعينة في مرحلة تكوين المشروع  لا يصلحون في الغالب لمرحلة النمو، او على اقل تقدير يحتاجون لإعادة تهيئة وتغيير في الفكر والمنهج الأداري. فلابد أن تتأكد أولا من ان أساس البيت قادر على أن يتحمل بناء مزيد من الأدوار وذلك قبل البناء … كل ذلك لن يكون إلا باستشارة أهل الخبرة في المجال.

فليكن لك عزيزى رائد الأعمال مستشارك الخاص المستقل من بداية أول يوم في تأسيس مشروعك لكي تضمن نجاح مشروعك في مرحلة النمو وزيادة حجم الشركة.

المقالة القادمة -بميشئة الله- تتحدث عن مراحل التأسيس بالنسبة لمدير إدارة الموارد البشرية؟

سجل في مهر

مراحل تأسيس الموارد البشرية الجزء الثاني (كيف؟)

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تكلمنا في المقالة السابقة عن أهمية العنصر البشري و ظهور مصطلح جديد يسمى رأس المال البشري Human Capital  لإنه يتعامل مع البشر كرأس مال مثله مثل النقود أو العملة بل هو أقوى فإن من يدير النقود هم البشر وليس العكس .

سنجاوب هنا على السؤال الأهم …  كيف نقوم بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟
%d8%aa%d8%a3%d8%b3%d9%8a%d8%b3-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%d8%a9-%d9%85%d9%88%d8%a7%d8%b1%d8%af-%d8%a8%d8%b4%d8%b1%d9%8a%d8%a9

إجابة هذا السؤال لها محورين :

 الأول: مراحل التأسيس بالنسبة  للمؤسسة  … | … والثاني: بالنسبة  لمدير الموارد البشرية

المحور الأول : مراحل التأسيس بالنسبة للمؤسسة.

وتشمل نشاطين:

  • تحديد ميزانية مخصصة لتأسيس الإدارة.
  • تعيين مدير موارد بشرية أو التعاقد مع استشاري موارد بشرية .

تحديد الموازنة تشتمل على :

  • أ. الراتب الشهري لمدير الموارد البشرية أو تكلفة ساعات عمل الاستشاري
  • ب. راتب العاملين في الإدارة المساعدين للمدير (موازنة مرتبات)
  • ج.مصاريف الاستقطاب والاختيار المذكورين في أ. و ب
  • د. مصاريف البرامج المستخدمة  لإدارة الموارد البشرية (إجازات ورواتب …الخ)
  • هـ. أي مصاريف أخرى

ولصاحب العمل طريقتين لتعيين مدير موارد بشرية :

  • 1- تفويض شركة توظيف في استقطاب واختيار أفضل العناصر.
  • 2- أن يتولى هو هذه المهمة .

ولكن أنصح بالإستعانة بشركة توظيف لضمان جودة اختيار المدير الذي يمثل العنصر الأساسي لتأسيس وعمل إدارة الموارد البشرية

أما بخصوص التعاقد مع استشاري فلصاحب العمل اختيارين :

  • 1- التعاقد مع شركة متخصصة في تقديم خدمات استشارية في الموارد البشرية .
  • 2- التعاقد مع استشاري حر .

اختيار أي من العنصرين السابقين  يعتمد على حجم الشركة ويعتمد على الميزانية المخصصة لذلك ويعتمد على مدى الوقت المطلوب للإنتهاء من تأسيس إدارة الموراد البشرية .

فكلما كان حجم الشركة كبير ولها أكثر من فرع داخل بلدها أو خارجها من الأفضل التعاقد مع شركة .

في النهاية :

كل المراحل السابقة سوف تذهب هباءاً وبدون أي فائدة إذا لم يدعم صاحب العمل ويساند ويترك صلاحية للمدير وللإدارة من تنفيذ سياساتها وإجراءتها لتحقيق الهدف المنشود من تأسيس هذا الإدارة.

سوف نتحدث في المقالة القادمة عن

متى تشرع المؤسسة في اتخاذ قرار بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟

وعن مراحل التأسيس بالنسبة لمدير إدارة الموارد البشرية

سجل في مهر

التحليل الوظيفي ليس مجرد حبر على ورق ووجاهة إدارية كما تفعل معظم الشركات

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

لماذا تفشل الشركات والمؤسسات في الإستفادة من التحليل الوظيفي وتجعل الوصف الوظيفي مجرد حبر على ورق ومجرد وجاهة إدارية، والعملية تنحصر فقط في ضبط و (تستيف) أوراق -كما يقال- ليس أكثر؟!

  1. السبب الرئيسي للفشل هو أن معظم الشركات تتعامل مع  الوصف الوظيفي على أنه غاية وهدف مقصود في حد ذاته.
  2. لا يعكس التحليل الوظيفي المهام والمسئوليات الواقعية الفعلية  في المؤسسة، فالواقع وما يقوم به الموظف فعليا في الشرق وأوراق الوصف الوظيفي في الغرب، وذلك يؤكد معنى حبر على ورق،  فالكلام والجمل الجميلة الرنانه لا تتجاوز الورق المكتوب عليها.
  3. تضطر كثير من الشركات لعمل ذلك ليس من أجل الإستفادة منه بل من أجل الحصول على شهادة الإيزو أو وجود عميل يفرض على الشركة شروط من أجل التعامل معه، منها تطبيق وتفعيل أنشطة إدارة الموارد البشرية التي من ضمنها عمل التحليل الوظيفي وهذا يقودنا إلى تستيف أوراق (مجرد حبر على ورق).
  4. كتير من أصحاب الأعمال يقومون بعمل تحليل وظيفي بسبب الوجاهة الإدارية ليس أكثر. عندما يأتي إليه أي عميل كبير أو إستشاري إداري يقول بملئ فيه ” قمنا بعمل تحليل للوظائف” كأنها غاية وهدف في حد ذاتها كما ذكرنا في النقطة الأولى،  فلا تتجاوز أوراق التحليل أدارج المكتب.
  5. الطرق المستخدمة في صناعة التحليل الوظيفي غير فعالة ولا تعكس واقع .

تحليل الوظائف JOB ANALYSIS

تعتبر مرحلة تحليل وظائف المنشأة هي الأساس لبناء نظام إدارة الموارد البشرية في المؤسسة فهي لسيت غاية في حد ذاتها ولكن وسيلة لإنشاء باقي أنشطة الموارد البشرية. لذلك هي بمفردها ليس لها معنى أو فائدة، كالكلمة في غير جملة، وكالأعمدة للبيت بمفردها من غير بنيان قائم عليها. لذلك لابد أن تكون هذه المرحلة بمثابة نقطة إنطلاق لبناء باقي نظم إدارة الموارد البشرية .

أهمية التحليل الوظيفي :

  1. من خلال الوصف الوظيفى نستطيع أن نكتشف المهام التي لا يوجد من يقوم بها.
  2. نتأكد من عدم وجود نفس المهمة يقوم بها أكثر من شخص Double Work.
  3. نتغلب على الكلمة السائدة من قبل الموظف “هذا ليس مسئوليتي” .
  4. معرفة الإجراءات المتبعة في إدارة المشاريع ومعرفة دور كل موظف فيه.
  5. معرفة مهام كل موظف يساعد في إعداد نظام لتقييم الأداء ونظام الرواتب والحوافز.
  6. نستطيع أن نتعرف على النماذج الإدارية ودور كل موظف (تحرير- مراجعة – إعتماد…..الخ) فعن طريق ذلك نستطيع أن نجري التحديث اللازم على النماذج والإجراءات المتبعة.
  7. معرفة مواصفات شاغر الوظيفة يفيد في عملية التدريب والتطوير وفي عملية الإختيار والتعيين.
  8. معرفة المهام الذي يقوم بها غير صاحبها.(كأن تقوم السكرتيرة بمراجعة الفواتير وهي مسئولية المحاسب).
  9. نستطيع أن نصمم الهيكل التنطيمي الحالى وإجراء التحديث اللازم.
  10. يساعد التحليل الوظيفى على تحليل عبء العمل (المهام والوقت اللازم لتنفيذ كل مهمة) وبناء على ذلك نستطيع تحديد بدقة إحيتاجات المؤسسة من القوى العاملة .

ولنتعرف اكثر على أهمية التحليل الوظيفي لابد أن نعرف مخرجاته:

للتحليل الوظيفي مُخرجان رئيسيان وهما

  1. الوصف الوظيفي. Job Description 
  2. مواصفات شاغر الوظيفة. Job Holder specifications

ويتبقى سؤال اخر وهو  ما هي فائدة مخرجات التحليل الوظيفي في بناء باقي أنشطة الموارد البشرية.
الصورة التالية توضح ذلك.MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

في مقال قادم -ان شاء الله- سوف نتكلم بشئ من التفصيل عن كيفية الأستفادة من التحليل الوظيفي في باقي أنشطة الموراد البشرية؟ وبمعني أدق كيف نجعل من الوصف الوظيفي جسر موصل إلى باقي أنشطة الموارد البشرية مثل:

  • وضع الهيكل التنظيمي للشركة .
  • إعداد خطة الموارد البشرية لجميع الوظائف بالشركة.
  • إعداد وتنفيد نظام الإختيار والتعيين .
  • وضع نظام وهيكل للرواتب والأجور .
  • وضع نظام لتقييم الإداء.
  • إعداد برامج التدريب والتطوير.

اقرأ اصل المقال على مدونة المؤلف

تداعيات الأنسجام في فريق العمل !!! …

MOHR-BLOG-BANNER-Hesham

عنوان مثير ،،، إذ هل للأنسجام من تداعيات وهل هناك اسوأ من فريق عمل مختلف على نفسه !!!
اعجبتني قصة مثيرة توضح هذا المعنى
كان هناك فريق عمل (أ) وفريق  عمل (ب) وطلب منهم وضع خطة لحل مشكلة ما.
  • فريق العمل (ب) كان فريقا منسجما اجتمعوا على رأي واحد، وفي سويعات قليلة كانوا قد خرجوا بتقريرهم مكتوبا في صورة جيدة.
  • فريق العمل (أ) كان لديهم فردا مشاكسا ، ما طرح الفريق رأيا الا فنده واخرج عيوبه حتى ضجر منه الفريق، وبالكاد خرجوا بالتقرير بعد ايام من العمل .
وكانت المفاجأة. …فاز تقرير الفريق (أ) ، إذ كان تقريرا مفصلا تناول جميع الحلول المتاحة وعيوبها. الرسالة واضحة كما أرى. 🙂
الرسالة الأعجب – والتي ليست محل النقاش الآن ولكن الشئ بالشئ يذكر- انه حين طلب من الفريقين اعداد تقرير آخر ، لكن قبل ذلك ان يقوموا بإعادة تشكيل فريق العمل ، ما كان من فريق العمل (أ) الا ان ابعدوا الفرد المشاكس !!! … 😦
الرسالة الأهم التي أود الوصول اليها هو ان:
الأنسجام مهم جدا في فرق العمل المنفذة (أثناء التنفيذ).
في حين أن الأختلاف مهم جدا في فرق العمل المخططة (أثناء التخطيط).

الشركاء في الشركات الناشئة عادة ما يكون بينهم صدامات، واحيانا كثيرة يكون هذا احد اسباب انهاء الشراكة، في حين انه يفترض ان يكون احد اسباب القوة داخل الشركة.

مجالس الشورى ومجالس الإدارة من المهم ان تحوي اناس من ثقافات مختلفة واعمار مختلفة وعقليات مختلفة ، إذ ان الخروج برأي قد قتل بحثا وتم تفنيد جميع عيوبه هو الأفضل لخطة محكمة. وهذه الخطة حين يتم تنفيذها تحتاج لفريق عمل منسجم.

تداعيات الأنسجام في فريق العمل 2

راجع اصل المقال على مدونة المؤلف

 

خمس مراحل لتحديد نقاط الضعف داخل مؤسستك

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تكلمنا في المقالة السابقة عن عناصر القوة والضعف في تحليل البيئة الداخلية . وكان الحديث تحديدا عن نقاط القوة والضعف على مستوى فكرة المشروع نفسه . سوف نتكلم هنا -بمشيئة الله تعالي- عن :

الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

تعريف عام أي جانب يدعم ويساعد المؤسسة للوصول إلى أهدافها نعتبره نقط قوة داخل الإدارة .وبالعكس فإن أي جانب يعوق أو يوقف تقدم المؤسسة تجاه هدفها يعتبر نقطة ضعف داخل الإدارة.

مثال تطبيقي:

قررت شركة أن يكون هدفها الرئيسي General Goal  هو إرضاء العميل وزيادة ولائه.

الأهداف الفرعية: حسن استقبال وضيافة العميل ، المصداقية مع العميل ، تقديم منتج ذو جودة عالية، السعر العادل، سرعة الاستجابة للعميل، تقديم تسهيلات في السداد ، عمل سياسة الإسترجاع…… الخ.

نظر رئيس مجلس الإدارة إلى الأهداف الفرعية ولاحظ الآتي:

يتميز رجال المبيعات بمهارة اتصال عالية وحسن تعامل مع العملاء ، …نقطة قوة نائشة عن قدرات متميزة في إدارة الموارد البشرية في التعيين والتدريب ( و/أ و) في إدارة التسويق والمبيعات في التنظيم والمراقبة.

عدم جودة المواد الخام الذي تسبب في إنتاج كثيرمن المنتجات المعيبة وزادت نسبة المرتجعات ، …  نقطة ضعف في إدارة الجودة والمشتريات أو في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة لشراء مواد خام عالية الجودة.

جودة المنتج التام منخفضة قد تعني:

  •  نقطة ضعف في إدارة الإنتاج في عدم الرقابة الجيدة على عملية الإنتاج.
  • أو نقطة ضعف في إدارة الموارد البشرية في عدم إنشاء نظام تقييم وإدارة الأداء وعمل نظام التدريب اللازم للكوادر البشرية لرفع كفاءة الأفراد ومن ثم جودة المنتج.
  • أو نقطة ضعف في الإدارة المالية في عدم توافر السيولة الكافية في شراء ماكينات حديثة وإحلالها مكان الماكينات القديمة .
  • تلف أوإهدار كلأ من المواد الخام والمنتج نقطة ضعف في إدارة المخازن في المحافظة عليهم في مكان آمن.

البطئ الشديد في الإستجابة للعملاء تعني نقطة ضعف في إدارة الإمداد Supply Chain

إرتفاع سعر المنتج تعني نقطة ضعف في جميع الإدارات فيما يتعلق بــ:

  •  زيادة تكلفة العاملين ، إما مرتبات عالية أعلى من السوق، أو زيادة القوى العاملة عن المطلوب، …وهي نقطة ضعف في إدارة الموارد البشرية في عدم وضع نظام لإدارة الرواتب والأجور وفي عدم التخطيط للموارد البشرية.
  • زيادة تكلفة المواد الخام … نقطة ضعف في إدارة المشتريات.
  • طول العملية الإنتاجية مما يؤدي إلى زيادة التكلفة … نقطة ضعف في إدارة الإنتاج.

كيفية تحديد نقاط الضعف داخل مشروعك ومعرفة الإدارات المسئولة عن ذلك ؟

1- تحديد هدف استراتيجي Strategic Goal إرضاء العملاء وزيادة ولائهم.

2- تحديد الأهداف الفرعية Objectives  حسن معاملة العملاء، السعر العادل، الجودة المتميزة، تسهيلات في السداد، المصداقية، سرعة الإستجابة للعملاء…الخ

3- تحديد نقاط الضعف : الأهداف الفرعية تمثل نقاط قوة داخل المنشأة وعكسها تمثل نقاط ضعف مثل: السعر المرتفع، الجودة الردئية، عدم وجود تسهيلات بخلاف المنافسين، عدم وجود مصداقية ….الخ

4- من المسئول من الإدارات عن كل نقطة من نقاط الضعف.

5- ما هو نطاق المسئولية ؟

مثال توضيحي:

نقطة ضعف: سعر مرتفع ،  تعوق الوصول إلى الهدف الإستراتيجي (إرضاء العميل) .

المسئول : إدارة الموارد البشرية

نطاق المسئولية: عدم وضع نظام لإدارة الرواتب وعدم التخطيط للموارد البشرية مما أدي إلى زيادة الرواتب وتعيين عمالة زائدة، قاد ذلك كله إلى زيادة تكلفة القوى العاملة بالمؤسسة ومن ثم زيادة سعر المنتج.

 وقد يكون المسئول عن نقطة الضعف عدة إدارات وليست إدارة واحدة فلابد حينئذ من تحديد نطاق مسئولية كل إدارة عن نقطة الضعف هذه.

تحليل البيئة مسئوليات الأدارات

  كيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟

هذا ما سنعرفه في المقالة القادمة بإذن الله.

ADV1

كيفية عمل SWOT Analysis او تحليل البيئة ، وتحقيق الميزة التنافسية والربح لمؤسستك؟ الخطوات الإستراتيجية لتأسيس مشروعك وبناء الميزة التنافسية لك

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تحدثنا في المقالة السابقة عن أهمية التخطيط الإستراتيجي للمنظمة، تحليل البيئة هو الخطوة الأولى في صناعة الهدف الأستراتيجي وسنفصلها على اكثر من مقال بمشيئة الله تعالي

 SWOT Analysis او تحليل البيئة.

تحليل البيئة هي معرفة ودراسة البيئة المحيطة للمنظمة سواء كانت داخلية أوخارجية.

فهي ليست غاية في حد ذاتها ولكن وسيلة للوصول إلى صياغة أهداف إستراتيجية سليمة في المستقبل.

كتحليل الدم : فإن فصل ودراسة عناصره الأساسية تعتبر وسيلة للتشخيص السليم ووضع خطط العلاج المستقبلية للمريض.

ولذلك سنتحدث عن :

  • دارسة العناصر الأساسية للتحليل البيئي.
  • التشخيص :تحديد عناصرSWOT الخاصة بالمؤسسة .
  • وضع خطط العلاج: أي وضع الأهداف اللازمة لمرحلة صياغة الإستراتيجيات .

مرحلة دارسة العناصر الأساسية للتحليل البيئي

swot-analysis

داخلية Internal

خارجية External

Strengths مناطق القوة

Opportunities الفرص

Weaknesses مناطق الضعف

Threats التهديدات

تحليل البيئة الداخلية:

  • مناطق القوة Strengths :

تمثل أى جانب يدعم ويزيد أرباح المنظمة ويمثل ميزة تنافسية بحيث يتيح للمؤسسة من زيادة حصتها السوقية واكتساب ولاء  ورضا أكبر للعملاء.

  • مناطق الضعف (Weaknesses):

يمثل أي جانب يؤثر على أرباح المنظمة بالسلب ويؤثر على بقائها وتوسعها في السوق.

التشخيص: أين توجد عناصر القوة والضعف داخل المنشأة ؟

1- على مستوى فكرة تأسيس المشروع

 2-على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

  • على مستوى فكرة تأسيس المشروع  أي السبب الأساسي في وجود مشروعك وهو ما تقدمه من منتج أو خدمة كمنشأة تأسست على فكرة تقديم  خدمة مبتكرة لا يوجد من يقدمها، تعتبر بذلك عنصر قوة، أو تقدم منتج يوجد آلآف المنافسين فيعتبر ذلك نقطة ضعف .

مثال حالة عملية واقعية 1 : شركة كانت تعمل في مجال التبريد منذ عشرون سنة وتم تصنيع ثلاجات ومجمدات (فريزر) العرض لسوبر الماركت الكبيرة والصغيرة  وليست للإستخدام المنزلي ولم يكن هناك منافس في ذلك الوقت، ففتح لها التعامل مع كبرى الشركات العالمية لتوريد ثلاجات العرض فحققت أرباح هائلة، مما فتح لها باب توسع حتى أنشأت مصنعين .
(فكرة المشروع وعدم وجود منافس نقطة قوة).

مثال حالة عملية واقعية 2: قام مؤسسوا مهر للتطبيقات السحابية بتقديم خدمة فريدة من نوعها في الوطن العربي بتقديم برامج لإدارة الموارد البشرية الرواتب عن طريق السحابة، ومجموعة خدمات اخرى للشركات الصغيرة والمتوسطة، الأمر الذي يوفر لأي مؤسسة الوقت والجهد والمال … يمثل ذلك نقطة قوة لها.
(فكرة مشروع فريد مبتكر في الوطن العربي نقطة قوة )

قبل  البدء في أي مشروع ابحث عن نقطة قوة أو معني أدق ميزة تنافسية لك بفكرة المشروع نفسه وذلك عن طريق :

  • تقديم منتج مبتكر . المثل المصري يقول (اللي سبق أكل النبق)
  • تقديم منتج ولا يوجد منافس.
  • تقديم منتج له قليل من المنافسين والطلب يتزايد عليه يوما بعد يوم.
  • تقديم منتج أوخدمة بسعر أقل من المنافسين بجودة مقبولة. (Samsung)
  • تقديم منتج بجودة أعلى من المنافسين حتى لو بسعر أعلى منهم (I Phone).
  • تقدم تسهيلات في الدفع لا يقدمها المنافسون.
  • سرعة الإستجابة للعميل :المنافس يقدم الخدمة بعد طلبها بشهر ولكن أنت سوف تقدمها بعد الطلب بأسبوع.
  • قرب المؤسسة من المستهلك مثال : أردت أن أقوم بعمل تصميم وبرمجة أحد المواقع وتم مراسلة شركة وقامت بالإتصال بي وتكلمنا في كافة التفاصيل ولكن حينما قال لي أنه في مكان يبعد عني كثيرا لم أذهب له حتى الآن لإتمام الصفقة و ذلك بسبب بعد المكان .
  • تقديم خدمة ما بعد البيع والمنافسون لا يقدمون ذلك أو يقدموها بجودة أقل.

الميزة التنافسية (نقاط القوة) تكمن في : الإبتكار ،  الجودة ، السعر ، الإستجابة للعميل، التفرد،  قرب مؤسستك أو منافذ البيع من المستهلك…..الخ.

العناصر السابقة تمثل في حد ذاتها أهداف استراتيجية تختار المؤسسة ما يناسبها ثم تعمل على تحقيقها بإنشاء خططها التشغيلية والتسويقية والمالية والبشرية.إن عدم وجود ميزة تنافسية (نقاط قوة) تمثل بذلك نقطة ضعف في المنشأة ينتج عن ذلك إما خسارة المؤسسة وتلاشيها في السوق بشكل سريع كظهور البرق واختفائه أو نموها بشكل بطئ جدا.

ومن أمثلة نقاط الضعف على مستوى فكرة تأسيس المشروع :

1- تقديم خدمة أو منتج عادي بوجود منافسين قدامى.

2- أسعارك عالية جدا.

3- جودتك ردئية حتى لو سعرك أقل من المنافسين .

4- تقديم منتج وليس عليه طلب في السوق أو طلب ضعيف.

5- منتجك لا يتميز بشئ مقابل ما يقدمه المنافسون أي أنت والمنافسون في الميزان متساون.

6- منتجك يحتاج إلى خدمة ما بعد البيع ولا توفر ذلك.

7- البطئ في استجابتك للعميل.

8- اختيارك لشريحة من العملاء تمثل فئة قليلة من حصة السوق.

وسوف نتكلم إن شاء الله في المقالة القادمة عن:

 الخطوات العملية لمعرفة نقاط القوة والضعف على مستوى الإدارات بالمؤسسة.

  وكيف تحول نقاط الضعف إلى قوة وتحافظ وتدعم نقاط قوتك في كل إدارة ؟

وماهي الفرص وكيفية استغلالها ؟

وماهي التهديدات التي تحيط بمؤسستك وكيف تحول التهديدات إلى فرص؟

ADV1