مراحل تأسيس الموارد البشرية | الجزء السابع … مرحلة الأختيار

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa
تحدثنا فيما سبق من مراحل عن عملية الاستقطاب بنوعيه (الداخلي والخارجي) ودور مدير الموارد في كل جانب وسوف نتكلم بميشئة الله عن دوره في مرحلة الاختيار وهي المرحلة الحاسمة في قرار التعيين بالمؤسسة.

بشكل عام تستند عملية الاختيار (Selection Process ) على :

  1. الاختبارات Test ———–(شخصية – فنية)
  2. المقابلة Interview———–(شخصية – فنية)

يتحمل مدير الموارد البشرية مسئولية اختيار الاختبارات الشخصية والنفسية والذكاء لجميع الوظائف عن طريق مؤسسات أو مواقع على الانترنت تقدم نماذج اختبارات عديدة وفقا لما تحتاجه كل مؤسسة وفقا لشروط ومتطلبات كل وظيفة.

هناك الكثير من الشركات والمواقع التي تقدم نماذج مجانية او مدفوعة للأختبارات الشخصية والفنية. الموقع التالي يقدم بعض النماذج.job test prep logo

وقريبا في (مهر) سيتم تقديم الأختبارات السيكومترية بالتعاون مع شركة (جدارات) وهي شركة متخصصة في تقديم ورش عمل عن اختبارات التعيين ولديها حلول في هذا المجال.

يتحمل مدير الموارد البشرية مسئولية إجراء المقابلات الشخصية بما يتعلق بالوظائف الإشرافية، أما دون ذلك تكون مسئولية العاملين معه في الإدارة. أما إجراء المقابلات الفنية فتكون مسئولية مدير الإدارة التابع لها الوظيفة الشاغرة، فإذا كان محاسب فالمدير المالي هو المسئول عن إجراء المقابلة الفنية.

على مدير الموارد البشرية أن يستخدم مؤشر يقيس مدى كفاءة عملية الاستقطاب والاختيار في المؤسسة عن طريق استخدام “مؤشر كفاءة الاستقطاب والاختيار” وهو عبارة عن :

عدد العاملين الذين اجتازوا فترة الاختبار ÷ إجمالي عدد المعينين في نفس الفترة × 100.سجل في مهر

مثال توضيحي :

طلب المدير العام من مدير الموارد  البشرية عمل تقرير يوضح فيه نسبة عدد العاملين الذين اجتازوا فترة الاختبار بتقييم لا يقل عن 85 %

قام مدير الموارد البشرية بتجميع البيانات فوجد التالي :

تم تعيين عدد 15 مندوبي مبيعات و20 عامل و 20 مهندس … اجتاز فترة الاختبار بتقييم 85% فأكثر  عدد 10 مندوبي مبيعات و 15 عامل و 15 مهندس

40÷55 × 100=72.7%

أي أن نسبة كفاءة إدارة الموارد البشرية في عملية الاستقطاب والاختيار 72%
يتمكن مدير الموارد من خلال هذا المؤشر من متابعة كفاءة التعيينات لتصحيح أي انحراف عن الهدف المطلوب

احد اهم مسئوليات مدير الموارد البشرية هو  إعداد

  • سياسة الاستقطاب والاختيار
  • إجراءات الاستقطاب والاختيار
  • نماذج بالاستقطاب والاختيار

ليكون بالنسبة للمؤسسة الدستور والقواعد الحاكمة لعملية الاستقطاب والاختيار، ويكون بالنسبة له مرجع يرجع له العاملين في إدارته أو مديري الإدارات الأخرى لضمان سير عملية التوظيف على الوجة الأكمل.

277994

LS_Fuel-Your-Funnel_300px

الإعلانات

مراحل تأسيس الموارد البشرية | الجزء الخامس … الأستقطاب

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

في هذا الجزء سنستكمل ما بدأناه عن تأسيس الإدارة بالنسبة لمدير إدارة الموارد البشرية وبما يتعلق بكون الشركة  تحت التأسيس او قائمة بالفعل … وكيفية إعداد خارطة طريق يسير عليها لتأسيس إدارته وما يتعلق بالمهام والمسئوليات الملقاه على عاتقه في إدارته أو ما يتعلق بالمؤسسة ككل.تكلمنا في المقالة السابقة عن:

  • إعداد رؤية ورسالة وقيم المنظمة.
  • التخطيط الإستراتيجي SWOT Analysisوصياغة الأهداف الاستراتيجية.
  • إعداد التصميم الوظيفي أو التحليل لكل وظائف الشركة .
  • وضع الهيكل التنظيمي للشركة .
  • إعداد خطة الموارد البشرية لجميع الوظائف بالشركة.

بديهيا ومنطقيا وبعد ان قمنا بهذه الخطوات، ان نبدأ في استقطاب الموارد البشرية التي ستحقق اهداف المؤسسة. عملية الأستقطاب تبدأ بإعداد وتنفيذ نظام الاستقطاب والإختيار.

 بعد تحديد احتياجات المؤسسة من القوى العاملة نوعاً وكيفاُ يقوم مدير الموارد البشرية  باعداد مرحلة الاستقطاب والإختيار التي تتمثل في عبارة :“وضع الشخص المناسب في المكان المناسب في الوقت المناسب”يبدء مدير الموارد البشرية في استقطاب واختيار العاملين في إدارته أولاً ثم يشرع في تنفيذ باقي خطة الموارد البشرية في المؤسسة ككل.

الجدول التالي يمثل معيار لمتوسط عدد العاملين في إدارة الموارد البشرية بالنسبة لحجم المؤسسة :%d8%ac%d8%af%d9%88%d9%84-%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%841

استقطاب الكفاءات داخل الشركات يتم اما خارجياُ او داخلياُ…

1- الاستقطاب الخارجي : يقوم مدير إدارة الموراد البشرية بشكل عام باختيار أنسب وأفضل قنوات الاستقطاب Recruitment Channels التي سوف تستخدمها إدارته في عملية التوظيف لجذب أفضل الكوادر البشرية من خارج المؤسسة … فيما يلي امثلة على قنوات الأستقطاب:

1– الأنترنت on line:
الأنترنت بدوره يحوي وسائل وقنوات متعددة للأستقطاب اهمها:

  • شبكات التواصل الاجتماعي … احد اهم وسائل التواصل مع الناس واستهدافهم من خلال اهتماماتهم وتخصصاتهم هي وسائل التواصل الأجتماعي. تويتر يعد الأشهر في المملكة ودول الخليج، والفيس بوك يعد الأشهر في مصر ودول المغرب العربي. لكن بشكل عام linkedin هو الأنسب للوصول لمحترفين في كل العالم. بشكل عام فإن هذه الشبكات تكون فعالة جدا في حال استهدافك لعمالة دون الأربعين عاما
  • الموقع الإلكتروني للشركة وصفحة الفيس بوك أو لينكد إن الخاصة بالشركة .
  • مواقع التوظيف … هناك مواقع توظيف مشهورة على مستوى العالم العربي ويأتي على رأسها بيت. وهناك مواقع توظيف تشتهر في محيطها. فيما يلي قائمة سريعة بأهم مواقع التوظيف في مصر والوطن العربي. ولنا مقال قريبا سيبحث هذه النقطة  بالتفصيل.
    bayt logo wuzzuf logo  arabjobs logo
    arabrec logo New-Jobzella-Logo-300x101

 

2- وسائل استقطاب تقليدية off line … مثل معارض التوظيف، الصحف، المنشورات الورقية واليافطات الدعائية، السير الذاتية المحفوظة في قاعدة بيانات الشركة، دائرة المعارف والأصدقاء … ليس المقصود بها الواسطة ، لكن يمكن الأستفادة من هذه الدائرة في دفع الأعلانات الوظيفية للشركة في الوصول لأكبر عدد مستهدف.  بشكل عام، يجب ان يكون لقسم الموارد البشرية دورة عمل للمقابلات الوظيفية بحيث تتضمن كفاءة المتقدم للوظيفة. ايضا  الجامعات تعد رافد مهم للأستقطاب… وهي هامة في حالة استقطاب موظفين حديثي التخرج وليس من اهل الخبرة.

بصفة عامة، يأتي دور مدير الموارد البشرية في انتقاء أنسب قنوات الاستقطاب السابقة بما يتناسب مع الوظائف الشاغرة لديه%d9%82%d9%86%d9%88%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d9%84%d8%a3%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%b7%d8%a7%d8%a8-%d9%81%d9%8a-%d8%a7%d9%84%d8%aa%d9%88%d8%b8%d9%8a%d9%81فعلى سبيل المثال :وظائف المؤهلات العليا (حديثى التخرج) يناسبها شبكة التواصل الإجتماعي أكثر من غيرها … وظائف المديرين ورؤساء الأقسام (يناسبها الجرائد ولينكد إن ومواقع التوظيف)، العمالة الغير مدربة  يتناسب معها دائرة المعارف والأصدقاء. لذلك نجد بعض الشركات تقوم بعمل مكافأة لكل عامل يستقدم عامل آخر. سوف نتحدث في المقالة القادمة عن الاستقطاب الداخلي وما هي الخطوات التي يتبعها مدير الموارد البشرية للاستقطاب من داخل المنظمة .

سجل في مهر

 

مراحل تأسيس الموارد البشرية | الجزء الرابع: اللبنة الأولى وحجر الأساس في تأسيس موارد الشركة البشرية

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تحدثنا في المقالات الثلاث السابقة عن
1495576766_user_helpلماذا نحتاج لإدارة موارد بشرية، وتطرقنا فيها لتطور المفهوم من “شئون عاملين” الي “الموارد البشرية” الي “رأس المال البشري”…
ثم تطرقنا الي:
1495577097_hourglassمتى نحتاج لإدارة موارد بشرية وشرحنا فيها العلاقة بين حجم المؤسسة من ناحية عدد افرادها وبين التوقيت المناسب لإنشاء قسم للموارد البشرية …
ثم اخيرا تطرقنا الي:
1495577145_toolsكيف يتم بناء ادارة الموارد البشرية من منظور شامل وعام ومحيط …
وصلنا الآن لمرحلة التفصيل بعد الأجمال، حيث يتم وضع خارطة طريق لتأسيس الإدارة خطوة خطوة

سوف نقسم خطوات التأسيس وفقا لوضع الشركة، هل هي شركة قائمة بالفعل ام تحت التأسيس؟

اولا: في حالة شركة تحت التأسيس …

يحتاج مدير الموارد البشرية إلى تنفيذ الخطوات الآتية :

في الخطوتين السابقتين يلعب مدير الموارد البشرية دوره كشريك استراتيجي في  إعداد الخطة  الاستراتيجية للمؤسسة وهذا يمثل الاتجاه الحديث في إدارة الموارد البشرية التى تسمي حاليا ً الإدارة الإستراتيجية للموارد البشرية … فدوره في هذه المرحلة لا يقتصر على الملائمة بين خطة إدارته و بين الأهداف الاستراتيجية للمؤسة بل ايضا هو الذي يقوم بمساعدة الإدارة في إعداد وتصميم وصياغة أهدافها الاستراتيجية،  ثم يُلقى على عاتقه عملية التنفيذ ومساعدة ومراقبة جميع الإدارات في الشركة في تحقيق أهداف المؤسسة الاستراتيجية .

  • ثالثاً: إعداد التصميم الوظيفي لكل وظائف الشركة .

من خلال الوقوف على تحديد أنواع الوظائف وعددها الواجب توافرها في الشركة بما يساعدها على تحقيق أهدافها الاستراتيجية، ثم يرسم مهام ومسئوليات كل وظيفة ومواصفات شاغرها لتهيأة الوظيفة لاستقبال صاحبها والمسئول عنها.

 المؤسسة  التي تحت التأسيس التى لم يتم تعيين أي فرد فيها أو تستكمل تعيين باقي العاملين فيها فليس من المنطقى أن يقوم مدير الموارد البشرية بتحليل الوظائف على وظائف غير موجودة على أرض الواقع، عملية التحليل تبدء فقط في حالة هناك عاملين بالشركة حينئذ نقوم بالوقوف على دراسة مهام ومسئوليات كل موظف في الشركة ومواصفات شاغر كل وظيفة.

  • رابعا: وضع الهيكل التنظيمي للشركة .

إختيار أنسب شكل للهيكل الإداري بناءاً على طبيعة وحجم الشركة … مبدئيا هناك أربع أنواع من الهياكل الإدارية%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84-%d8%a7%d9%84%d9%87%d9%8a%d9%83%d9%84-%d8%a7%d9%84%d8%a3%d8%af%d8%a7%d8%b1%d9%8a

1- هيكل وظيفي شجري وهوالأكثر شيوعاً

2- هيكل منتج

3- هيكل جغرافي

4- هيكل مصفوفي

  • خامسا: إعداد خطة الموارد البشرية لجميع الوظائف بالشركة.

يقوم مدير إدارة الموارد البشرية من خلال (تحليل الطلب) ومن (تحليل المعروض داخليا وخارجيا) تحديد العدد الواجب توافره من العاملين لتحقيق أهداف الشركة وذلك كل عام.

بذلك يكون مدير إدارة الموارد البشرية قد وضع حجر الأساس في الشركة ومن ثم ينتقل الي مرحلة جديدة من المهام تشمل:

ولاحقا بعد مضي وقت على تأسيس الشركة ستكون هناك مهام اخرى مثل

  • مرحلة جمع البيانات والمعلومات عن الشركة وحجمها ونشاطها وأهدافها وما تحتاجه أولا لتنفيذ خطة تأسيس إدارة الموراد البشرية .
  • إعداد تقرير يشمل (مشاكل المؤسسة الرئيسية – أسبابها – الخطوات التنفيذية لحلها) ثم يتم وضع خطوات رئيسية لتأسيس إدارة الموراد البشرية بما يتناسب مع الوضع القائم وما تحتاجه الشركة أولاً

سجل في مهر

مراحل تأسيس الموارد البشرية الجزء الثالث (متى؟)

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

متى تشرع المؤسسة في اتخاذ قرار بتأسيس إدارة الموارد البشرية؟

تكلمنا في الجزء الأول عن أهمية العنصر البشري وأهمية وجود إدارة تدير هذا العنصر ثم تكلمنا في الجزء الثاني عن مراحل تأسيس الإدارة بالنسبة للمؤسسة وسوف نجيب  اليوم بمشيئة الله تعالى عن سؤال:

متى تشرع المؤسسة في اتخاذ قرار بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟

من أهم أسئلة التي لا يوجد لها إجابة قطعية وخصوصاً في المنشئات الصغيرة أو في بداية تأسيس  المشروع  حيث حجم العمالة قليل جدا. لكن سوف أستعرض وجهة نظري في ذلك من خلال خبرتي في عالم إدارة الموارد البشرية.

تبدأ الشركة الناشئة في إعداد الخطة الاستراتيجية لها، ثم يقودها هذا إلى تقدير العمالة المطلوبة كماً وكيفياً في السنوات القادمة، والميزانية المطلوبة للوصول إلى أهدافها الاستراتيجية. من هنا تبدأ مرحلة إجابة السؤال … متى تبدأ في تأسيس إدارة الموارد البشرية؟

بشكل عام إذا قل عدد العاملين عن 50  فهى لا تحتاج إلى تأسيس إدارة الموارد البشرية، ولكن تحتاج إلى مسئول شئون عاملين، والتعاقد مع %d9%85%d9%87%d8%a7%d9%85-%d8%b4%d8%a6%d9%88%d9%86-%d8%a7%d9%84%d8%b9%d8%a7%d9%85%d9%84%d9%8a%d9%86استشاري موارد بشرية مستقل بعدد زيارات معينة في الشهر. سيقوم الأستشاري بعمل  سياسات وإجراءات لإدارة الموارد البشرية من أجل وضع قواعد تسير عليها المؤسسة من أول يوم. وهو الأمر الذي يجعل دخول المؤسسة في مرحلة النمو مخطط له ومرتب. مرحلة النمو تبدأ بنمو حجم الأعمال، يستتبعه احتياج لقوة بشرية لأدارة وتنفيذ هذه الأعمال. الدخول في مرحلة النمو هذه دون تخطيط واعداد مسبق قد ينتج عنه انهيار الشركة. لذا فإن احد مهام استشاري الموارد البشرية هو التخطيط لمرحلة نمو دون مفاجآت او انهيارات.

وإذا وصل حجم الشركة إلى  100 موظف ومن المقدر أن يزيد إلى 300  في خلال سنتين،  فإنه قد حان الوقت إلى تأسيس إدارة الموارد البشرية التي سوف تبدء بتعيين مديرا لهذه الأدارة ثم تبدء مرحلة ثانية من تعيين باقي العاملين في القسم.

افضل ادارة يمكنها ادارة مرحلة النمو هي ادارة الموارد البشرية

في النهاية لابد أن تستعين الشركة الناشئة في البداية بمجموعة من الاستشاريين في جميع التخصصات وخاصة في إدارة الموارد البشرية لكي تضمن أن تكون كل خطوة تخطوها الشركة في الطريق الصحيح والسليم … تماما مثل بناء بيت، فإنك تتعاقد مع مهندس يشرف على البناء لكي تتأكد من بناء أساس سليم  وقوي للبيت يتحمل باقي الأدوار لكي لا ينهار على أصحابه.

الشركات الصغيرة تسقط سقوطا مروعاً في حالة النمو بسبب عدم وضع أساس قوي تبني عليه باقي طبقات البيت. الكوادر البشرية المعينة في مرحلة تكوين المشروع  لا يصلحون في الغالب لمرحلة النمو، او على اقل تقدير يحتاجون لإعادة تهيئة وتغيير في الفكر والمنهج الأداري. فلابد أن تتأكد أولا من ان أساس البيت قادر على أن يتحمل بناء مزيد من الأدوار وذلك قبل البناء … كل ذلك لن يكون إلا باستشارة أهل الخبرة في المجال.

فليكن لك عزيزى رائد الأعمال مستشارك الخاص المستقل من بداية أول يوم في تأسيس مشروعك لكي تضمن نجاح مشروعك في مرحلة النمو وزيادة حجم الشركة.

المقالة القادمة -بميشئة الله- تتحدث عن مراحل التأسيس بالنسبة لمدير إدارة الموارد البشرية؟

سجل في مهر

مراحل تأسيس الموارد البشرية الجزء الثاني (كيف؟)

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

تكلمنا في المقالة السابقة عن أهمية العنصر البشري و ظهور مصطلح جديد يسمى رأس المال البشري Human Capital  لإنه يتعامل مع البشر كرأس مال مثله مثل النقود أو العملة بل هو أقوى فإن من يدير النقود هم البشر وليس العكس .

سنجاوب هنا على السؤال الأهم …  كيف نقوم بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟
%d8%aa%d8%a3%d8%b3%d9%8a%d8%b3-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%d8%a9-%d9%85%d9%88%d8%a7%d8%b1%d8%af-%d8%a8%d8%b4%d8%b1%d9%8a%d8%a9

إجابة هذا السؤال لها محورين :

 الأول: مراحل التأسيس بالنسبة  للمؤسسة  … | … والثاني: بالنسبة  لمدير الموارد البشرية

المحور الأول : مراحل التأسيس بالنسبة للمؤسسة.

وتشمل نشاطين:

  • تحديد ميزانية مخصصة لتأسيس الإدارة.
  • تعيين مدير موارد بشرية أو التعاقد مع استشاري موارد بشرية .

تحديد الموازنة تشتمل على :

  • أ. الراتب الشهري لمدير الموارد البشرية أو تكلفة ساعات عمل الاستشاري
  • ب. راتب العاملين في الإدارة المساعدين للمدير (موازنة مرتبات)
  • ج.مصاريف الاستقطاب والاختيار المذكورين في أ. و ب
  • د. مصاريف البرامج المستخدمة  لإدارة الموارد البشرية (إجازات ورواتب …الخ)
  • هـ. أي مصاريف أخرى

ولصاحب العمل طريقتين لتعيين مدير موارد بشرية :

  • 1- تفويض شركة توظيف في استقطاب واختيار أفضل العناصر.
  • 2- أن يتولى هو هذه المهمة .

ولكن أنصح بالإستعانة بشركة توظيف لضمان جودة اختيار المدير الذي يمثل العنصر الأساسي لتأسيس وعمل إدارة الموارد البشرية

أما بخصوص التعاقد مع استشاري فلصاحب العمل اختيارين :

  • 1- التعاقد مع شركة متخصصة في تقديم خدمات استشارية في الموارد البشرية .
  • 2- التعاقد مع استشاري حر .

اختيار أي من العنصرين السابقين  يعتمد على حجم الشركة ويعتمد على الميزانية المخصصة لذلك ويعتمد على مدى الوقت المطلوب للإنتهاء من تأسيس إدارة الموراد البشرية .

فكلما كان حجم الشركة كبير ولها أكثر من فرع داخل بلدها أو خارجها من الأفضل التعاقد مع شركة .

في النهاية :

كل المراحل السابقة سوف تذهب هباءاً وبدون أي فائدة إذا لم يدعم صاحب العمل ويساند ويترك صلاحية للمدير وللإدارة من تنفيذ سياساتها وإجراءتها لتحقيق الهدف المنشود من تأسيس هذا الإدارة.

سوف نتحدث في المقالة القادمة عن

متى تشرع المؤسسة في اتخاذ قرار بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟

وعن مراحل التأسيس بالنسبة لمدير إدارة الموارد البشرية

سجل في مهر

مراحل تأسيس الموارد البشرية-الجزء الأول (لماذا) ؟

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

سؤال “كيفية تأسيس إدارة الموارد البشرية ؟ في غاية الأهمية في وقتنا الحالي في ظل الظروف الاقتصادية في العالم ككل والوطن العربي على وجه الخصوص التي تتمثل في شدة المنافسة في السعر والجودة وخدمة العملاء، فضلا عن الأزمات الاقتصادية والتحديات المالية والتطور التقني المتسارع. وكل يوم يظهر جديد من الابتكارات في جميع المجالات. لإجل ذلك كله، لن تستطيع أي مؤسسة أن تنافس وتكون داخل حلبة السباق إلا من خلال إدارة أهم مورد لديها ألا وهو العنصر البشري.

تطور مفهوم الموارد البشرية عبر الزمن ليبدأ بــ (شئون العاملين) ثم تطور الي (الموارد البشرية) ثم انتهى اليوم الي (رأس المال البشري Human Capital).

كل الشركات التي صعدت على القمة لم تصعد إلا بجهود  جميع موظفيها. معظم الشركات التي تتربع على عرش اغنى الشركات في العالم هي شركات تنتج برامج وهو ما يصنف على انه نتاج فكري. فيسبوك، جوجل، مايكروسوفت، ابل، ادوبي، … وغيرها الكثير، كلها شركات تعتمد في المقام الأول والثاني والثالث، وعد الي اخر الأعداد … على افكار موظفيها وعبقريتهم. كل من جوجل وابل بدأوا من جراج، وانتهوا الي اغنى واكبر شركات في العالم، تتجاوز ميزانية كل منها ميزانية دول كبرى. في اشارة الي ان الأستثمار في رأس المال البشري يحقق اعلى عائد استثمار!.

الأستثمار في الأفكار والبشر يحقق اعلى عائد

النماذج السابقة تؤكد على أن رأس المال البشري هو الأساس الرئيسي لنشأة وصعود أي شركة على القمة وليس العنصر المالي كما يعتقد الكثير بدليل شركات كثيرة عملاقة تم وضع أول لبنات لها من غير أي مال يذكر سوى قوة وكفاءة وإصرار مؤسيسها ثم العاملين فيها. استثمار تلك الشركات في العنصر البشري لايقف عند المرتب الكبير ، بل يمتد الي بيئة عمل مريحة نفسيا وجسديا ومرحة وممتعة. اصبحت بيئة العمل لاتعني فقط بتوفير جو صحي للموظفين، بل تتعدى ذلك الي امتاعهم … جعل بيئة العمل رحلة يسعى اليها الموظف يوميا … بل ان كثير من الشركات لاتسميه موظف، بل شريك العمل 🙂

من هنا ننطلق لنسأل: ما هي الإدارة المتخصصة المعنية بإدارة العنصر البشري الذي يمثل 50 % -او اكثر في كثير من الأحيان- من موارد المؤسسة ؟ …. ليس هذا وحسب بل هو الذي يدير 50% من الموارد المادية الأخرى ؟

هي  حتما “إدارة الموارد البشرية ” … أذن كيف نقوم بتأسيس إدارة الموارد البشرية ؟ ومتى؟ … هذا ماسنتناوله بالتفصيل في المقالات القادمة بإذن الله. …. تابعونا

الخطوة الثانية … كيف تؤسس ادارة موارد بشرية

سجل في مهر

اقرأ ايضا…

%d9%83%d9%8a%d9%81-%d8%aa%d8%aa%d9%85-%d8%a7%d9%84%d9%85%d9%82%d8%a7%d8%a8%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d9%84%d9%88%d8%b8%d9%8a%d9%81%d9%8a%d8%a9-%d9%81%d9%8a-%d9%85%d8%a7%d9%8a%d9%83%d8%b1%d9%88%d8%b3

التحليل الوظيفي ليس مجرد حبر على ورق ووجاهة إدارية كما تفعل معظم الشركات

MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

لماذا تفشل الشركات والمؤسسات في الإستفادة من التحليل الوظيفي وتجعل الوصف الوظيفي مجرد حبر على ورق ومجرد وجاهة إدارية، والعملية تنحصر فقط في ضبط و (تستيف) أوراق -كما يقال- ليس أكثر؟!

  1. السبب الرئيسي للفشل هو أن معظم الشركات تتعامل مع  الوصف الوظيفي على أنه غاية وهدف مقصود في حد ذاته.
  2. لا يعكس التحليل الوظيفي المهام والمسئوليات الواقعية الفعلية  في المؤسسة، فالواقع وما يقوم به الموظف فعليا في الشرق وأوراق الوصف الوظيفي في الغرب، وذلك يؤكد معنى حبر على ورق،  فالكلام والجمل الجميلة الرنانه لا تتجاوز الورق المكتوب عليها.
  3. تضطر كثير من الشركات لعمل ذلك ليس من أجل الإستفادة منه بل من أجل الحصول على شهادة الإيزو أو وجود عميل يفرض على الشركة شروط من أجل التعامل معه، منها تطبيق وتفعيل أنشطة إدارة الموارد البشرية التي من ضمنها عمل التحليل الوظيفي وهذا يقودنا إلى تستيف أوراق (مجرد حبر على ورق).
  4. كتير من أصحاب الأعمال يقومون بعمل تحليل وظيفي بسبب الوجاهة الإدارية ليس أكثر. عندما يأتي إليه أي عميل كبير أو إستشاري إداري يقول بملئ فيه ” قمنا بعمل تحليل للوظائف” كأنها غاية وهدف في حد ذاتها كما ذكرنا في النقطة الأولى،  فلا تتجاوز أوراق التحليل أدارج المكتب.
  5. الطرق المستخدمة في صناعة التحليل الوظيفي غير فعالة ولا تعكس واقع .

تحليل الوظائف JOB ANALYSIS

تعتبر مرحلة تحليل وظائف المنشأة هي الأساس لبناء نظام إدارة الموارد البشرية في المؤسسة فهي لسيت غاية في حد ذاتها ولكن وسيلة لإنشاء باقي أنشطة الموارد البشرية. لذلك هي بمفردها ليس لها معنى أو فائدة، كالكلمة في غير جملة، وكالأعمدة للبيت بمفردها من غير بنيان قائم عليها. لذلك لابد أن تكون هذه المرحلة بمثابة نقطة إنطلاق لبناء باقي نظم إدارة الموارد البشرية .

أهمية التحليل الوظيفي :

  1. من خلال الوصف الوظيفى نستطيع أن نكتشف المهام التي لا يوجد من يقوم بها.
  2. نتأكد من عدم وجود نفس المهمة يقوم بها أكثر من شخص Double Work.
  3. نتغلب على الكلمة السائدة من قبل الموظف “هذا ليس مسئوليتي” .
  4. معرفة الإجراءات المتبعة في إدارة المشاريع ومعرفة دور كل موظف فيه.
  5. معرفة مهام كل موظف يساعد في إعداد نظام لتقييم الأداء ونظام الرواتب والحوافز.
  6. نستطيع أن نتعرف على النماذج الإدارية ودور كل موظف (تحرير- مراجعة – إعتماد…..الخ) فعن طريق ذلك نستطيع أن نجري التحديث اللازم على النماذج والإجراءات المتبعة.
  7. معرفة مواصفات شاغر الوظيفة يفيد في عملية التدريب والتطوير وفي عملية الإختيار والتعيين.
  8. معرفة المهام الذي يقوم بها غير صاحبها.(كأن تقوم السكرتيرة بمراجعة الفواتير وهي مسئولية المحاسب).
  9. نستطيع أن نصمم الهيكل التنطيمي الحالى وإجراء التحديث اللازم.
  10. يساعد التحليل الوظيفى على تحليل عبء العمل (المهام والوقت اللازم لتنفيذ كل مهمة) وبناء على ذلك نستطيع تحديد بدقة إحيتاجات المؤسسة من القوى العاملة .

ولنتعرف اكثر على أهمية التحليل الوظيفي لابد أن نعرف مخرجاته:

للتحليل الوظيفي مُخرجان رئيسيان وهما

  1. الوصف الوظيفي. Job Description 
  2. مواصفات شاغر الوظيفة. Job Holder specifications

ويتبقى سؤال اخر وهو  ما هي فائدة مخرجات التحليل الوظيفي في بناء باقي أنشطة الموارد البشرية.
الصورة التالية توضح ذلك.MOHR-BLOG-BANNER-Mustafa

في مقال قادم -ان شاء الله- سوف نتكلم بشئ من التفصيل عن كيفية الأستفادة من التحليل الوظيفي في باقي أنشطة الموراد البشرية؟ وبمعني أدق كيف نجعل من الوصف الوظيفي جسر موصل إلى باقي أنشطة الموارد البشرية مثل:

  • وضع الهيكل التنظيمي للشركة .
  • إعداد خطة الموارد البشرية لجميع الوظائف بالشركة.
  • إعداد وتنفيد نظام الإختيار والتعيين .
  • وضع نظام وهيكل للرواتب والأجور .
  • وضع نظام لتقييم الإداء.
  • إعداد برامج التدريب والتطوير.

اقرأ اصل المقال على مدونة المؤلف

تقييم الموظفين … عملية انسانية في المقام الأول

MOHR-BLOG-BANNER-Hesham

من اكثر الإشياء ازعاجا للشركة والموظف هي عملية التقييم، وفي كثير من الأماكن تخرج عملية التقييم عن هدفها الرئيسي لتتحول الي اجراء روتيني لا فائدة منه، وفي احيان اخرى تستخدم كأداة للتفاوض مع الموظفين حول مخصصاتهم المالية وهو حيود بهذه الأداة عن هدفها.

بصفة عامة فإن اجراء عملية تقييم دورية (كل ثلاثة اشهر مثلا) هو علامة على احترام الشركة لموظفيها، وحرصها على تطويرهم وتوجيههم.

احد اهم وسائل التقييم هو ترك الموظف ليقيم نفسه عن الفترة محل التقييم، فيذكر في تقييمه لنفسه اهم انجازاته ومستوى ادائه خلال هذه الفترة. من المهم جدا ان نتشارك الرؤية مع الموظف فنحاول ان نرى ما يراه هو انجاز او عمل جيد.

من ناحية ثانية فالتقييم عملية انسانية قبل ان يكون عملية مهنية. دعوني احكي لكم عن تجربتي في التقييم وهي التجربة التي علمتني ان التقييم عملية انسانية في المقام الأول.

سنة 2010 تقريبا طلب الموظفون في الشركة ان تتم عملية تقييم لهم.  لا اذكر حيثيات الطلب ولا سببه، لكن احيانا حين يقل الحماس في الشركة وبنزعج الموظفون من تكرار العمل ، فتحصل حالات تململ واستياء ويحاول الموظفون الأجتهاد في ابتكار امر يكسر هذا الملل. في هذه المرة طلب الموظفون ان يتم تقييمهم. بصفة عامة لم يكن لدي (كأدارة عليا) على الموظفين اي ملاحظات اداء خطيرة او بارزة ، وعلاقاتنا كأدارة مع موظفينا ممتازة جدا … استجبت للطلب ، ورأيت فيه فرصة مناسبة ان يقيم كل موظف نفسه ويرى ويبحث في المناطق التي يحتاج ان يطورها في نفسه. كان التقييم قائم على محورين، الأول فني، والثاني شخصي.

الأول يقيس ويقيم القدرات المهنية للموظف، والثاني يقيس السمات الشخصية ومدى تفاعله مع زملاءه.

وضعنا لكل مسمى وظيفي قائمة بالمهام التي يجب ان يقوم بها وقياس لمستوى تنفيذها وطلبنا من كل موظف ان يقيم نفسه بنفسه على ان يتم مراجعة تقييمه مع مديره … وكانت الصدمة 😀 … تقريبا اكبر درجة كانت 60% !!! واكثر من فرد كان تقييمه 40%

مبدئيا ادركت اني قد صنعت مشكلة لنفسي. احدى الزميلات اخبرت والدها بالنتيجة وكانت 40%، فقال لها “استقيلي ، الناس دي غالبا بتعطف عليكي ومش مرتاحين معاكي”  … هي اخبرتني بمقولة والدها لها 🙂 … هذه الزميلة كانت من اكثر الزميلات التزاما واجتهادا في العمل.

طيب فين المشكلة ؟!!! هل انا مخدوع في اداء الموظفين ام ان هناك خطأ ما …اين الخطأ ؟ … هاوضحها بمثال.

تخيل نفسك ستقوم بعملية تقييم لأمك او زوجتك وهي ربة بيت. ووضعت قائمة بكل مهام البيت، وحاولت تقييمها وفقا لهذه المهام.
كل يوم تقدم ثلاث وجبات مضبوطة الملح وغير محروقة ولذيدة وساخنة، دائما ملابسنا مغسولة ومكوية، دائما البيت مرتب ونظيف، دائما الأولاد في صحة جيدة ونظافة تامة … الخ 🙂 … متخيل … مهام لايقوم بها الا 3 عاملات على الأقل !
نحن في الغالب لانتعامل مع امهاتنا وزوجاتنا من هذا المنطلق، وكثيرا ما نأكل وجبات باردة او بسيطة ، وكثيرا ما نطلب قميصا ما فنجده لم يُغسل بعد ، او لم يتم كيه بعد … واحيانا تجد البيت غير مرتب … يحدث كثيرا … اليس كذلك 🙂

نفس الأمر في العمل … نحن بشر ولنا عواطف ، نفرح ونحزن ، نتحمس ونمل، الخ … فلا يمكن ان تصبح انتاجيتنا واحدة طول الوقت. قمت منذ عدة سنوات بدراسة على اجمالي عدد ساعات العمل اليومية لمهندس مثالي، لم تتجاوز ال5 ساعات على اقصى تقدير … وهو امر منطقي

اذا ماهو المقترح في التقييم ؟

مبدئيا تقييم السمات الشخصية بسيط ونستطيع ان نسنده الي الموارد البشرية ، ام التقييم المهني فله طرق عده. سأذكر هنا الية تناسب الشركات التي تنفذ مشاريع ايا كان طبيعتها. يقوم المدير المسئول بكتابة ملخص عن المشروع اجمالا ثم يشرح دور وانجاز كل موظف في هذا المشروع، موضحا مناطق الضعف والقوة في اداء كل موظف. ويقدم اقتراحات حول كيفية تطوير الموظف لإداءه، واقترح المناطق التي يحتاج فيها لتطوير. ثم في النهاية يقدم خطة عمل للفترة القادمة، لتدارك سلبيات الفترة السابقة. ويتم تكرار هذه العملية على فترات دورية …

1464579208_Star Red هناك منهج عمل اسمه الأسكرم يساعد في بناء بيئة عمل ذاتية التقويم. هذه مجموعة فيديوهات تشرحه بالعربية. وسنتناول هذه الآلية قريبا بالشرح والتفصيل.

عند الانتهاء من التقييم لابد وان تناقشه تفصيلا مع الموظف، تناقش كل منطقة فيه. لكن قبل ان تناقشه اعط فرصة كافية للموظف لدراسة التقييم قبل الجلوس معه ومناقشته فيه.

استعرض مع الموظف نقطة نقطة في التقييم، واعرف ما اذا كان الموظف متوافق معك في وجهة النظر ام لديه تحفظات. اعط فرصة كافية للموظف ليسأل ويستفسر، وبقدر المستطاع حاول ان تجعل المناقشة ايجابية ومحفزة مهما كانت الملاحظات الموجودة في التقييم.

من المهم اعطاء الموظف نسخة من التقرير، واعطاءه ايضا فرصة لمراجعتك في اليوم التالي، لأنه ربما تبادر الي ذهنه بعض النقاط او الملاحظات التي غفل عنها اثناء اجتماعك به.

خطأ كبير ممكن ان تقع فيه الشركات في عملية التقييم وهو اسنادها لقسم الموارد البشرية بشكل كامل، او حتى الإعتماد عليهم في توفير نموذج للتقييم. دور قسم الموارد البشرية هنا هو ان يوفر مجموعة نماذج على سبيل الإسترشاد في التقييم فقط، لكن عملية التقييم نفسها يجب ان يقوم بها شخص معني ومختص ويعرف الجوانب والعوامل التي سيتم التقييم بها.

راجع اصل المقال على مدونة المؤلف

الموظف المشكلة !

MOHR-BLOG-BANNER-Hesham

كل شركة وكل مدير بيواجه من وقت لآخر ظاهرة الموظف المشكلة. وهو ذلك الموظف المثير للمشاكل، او من لديه مشكلة في انتاجيته، او يجد صعوبة في الإندماج في فريق العمل. قد يكون هذا الموظف موروث من ادارة سابقة، او حتى قمت انت بتعيينه بالخطأ. لكن الأكيد ان شركة صغيرة لا تستطيع ان تتحمل تكلفة موظف من هذا النوع.!!!

في هذا الإطار هناك نوعين من الموظفين:

Tired office man sleeping at desk


الأول: موظف لديه مشاكل في انتاجيته، اي انه لايعمل بشكل جيد. لاينجز عمله في الوقت المحدد، ولا يتعرف على طبيعة مهامه بشكل جيد.

الثاني: موظف لديه مشاكل في التواصل مع زملاءه ويشيع جو سلبي ومحبط داخل فريق العمل، يتصرف الموظف الشيطاناحيانا بتعال وتكبر مع الفريق، مجادل ويسخر بشكل مستمر من الشركة. شخصية تتصرف مثل الحمض، تعمل على تآكل الفريق واضعاف قدرتك كمدير على ادارة فريقك.

تبدأ عملية تصحيح هذه الأوضاع بالحوار مع الموظف ومصارحته بملاحظاتك عليه، ومحاولة استكشاف اسباب هذه الملاحظات. هناك عدد من الأسباب لمثل هذه الأمور ومنها:

  • قد يكون الموظف يحتاج لمزيد من التدريب لكنه يخجل من طلب ذلك صراحةً.
  •  قد يكون لديه مشكلة شخصية (قصيرة المدى) ويحتاج فقط لبعض المرونة الأدارية حتى يتجاوز هذه الأزمة.
  •  قد يكون بحاجة لبعض التوجيه والنصح لضبط اداءه.
  •  قد يكون غير راض عن المهام الموكلة اليه.

قد لايكون الأمر بهذه السهولة، فعندما تبدأ بالحديث للموظف قد تجده ينكر هذا السلوك ويرفض توجيهاتك ونصائحك، في هذه الحالة قد تلجأ للتفكير في اجراء رسمي لدفعه لتعديل سلوكه. ايا كان الأسلوب الذي ستنتهجه مع الموظف، ينصح اولا بالتوافق مع الموظف حول الإجراءات التي ستقومان بها لتحسين اداءه، هذا سيمثل هدف للموظف وسيكون حافز له على بلوغه. قم بعد ذلك بمراقبة اداء الموظف ومدى تطوره. وللمحافظة على روح ايجابية يجب ان يشعر الموظف ان هذه اجراءات لتدريبه وتطويره وليس لعقابه ، وفي خلال عملية التدريب والتطوير يجب ان نشجع الموظف على الأداء الجيد بدلا من الإشارة لسلبياته.بعد كل هذا، اذا لم يستجب الموظف لعملية تحسين الأداء هذه فيجب ان تسلك معه مسارا رسميا، حيث ستبلغه بشكل رسمي بخطة تطوير اخرى اكثر صرامة ، وانه سيكون تحت الملاحظة في هذه الخطة، وانه اذا لم يستجب لها بشكل جيد فسيتم انهاء تعاقده. وبالرغم من ان بعض المديرين قد لا يكلفون انفسهم عناء عمل خطة لتحسين اداء موظفيهم، الا انك يجب ان تبذل هذا الجهد لتوفر للموظف فرصة عادلة لتطوير نفسه وتحسين سلوكه، فضلا عن ان هذا سيمثل اجراء قانوني وقائي لك امام الجهات او النقابات التي تقوم على حقوق العمال. بصفة عامة فإن خطط التطوير لا تستغرق اكثر من 60 يوما.

راجع اصل المقال على مدونة المؤلف