خمس خطوات لإعداد مؤشرات الأداء القياسية KPI لتنفيذ عملية الرقابة الأستراتيجية الفعالة

ها نحنا قد وصلنا بفضل الله إلى آخر مقالة في مقالاتنا عن التخطيط الإستراتيجي وهي الرقابة الإستراتيجية .

من أهم أسباب فشل المؤسسات في الإدارة الإستراتيجية  هو أن الإدارة العليا يبذلون كثير من الجهد في سبيل إعداد التحليل البيئي SWOT Analysis ثم صياغة الخطة الإستراتيجة  ثم إعداد خطة عمل ولا يبذلون أي جهد في عملية الرقابة والتأكد من سير العملية التشغيلة وفقا للخطط الموضوعة من أجل الوصول إلى الهدف الإستراتيجي للمؤسسة.

عملية الرقابة تعتبر من أحد وظائف الإدارة وتعني تقييم الأداء الفعلي ومقارنته بالأهداف المخططة (جدول خطة العمل) ثم اتخاذ الإجراءات لتصحيح أي انحراف عن المخطط.

قبل ان تقوم بعمليات اعداد مؤشرات الرقابة الأستراتيجية، يجب عليك اولا ان تقوم بواجباتها والتي تتمثل على الترتيب في

1. تحليل البيئة
2. صياغة الأهداف
3. كتابة المهام action plan

ومن ثم يمكنك وضع اسس للرقابة على هذه المهام ومستوى وجودة تنفيذها.

المؤشرات القياسية KPI  Key Performance Indicators  هي دلالة قياسية تشير إلى الأداء الفعلي لمقارنته بالهدف المطلوب Target. تلك المؤشرات القياسية لابد ان تعتمد على اهداف ذكية ومقاييس.

الهدف الذكي هو الهدف (المحدد) ، (القابل للقياس)، (الممكن تحقيقه)، (ذو صلة بخطة الشركة واهدافها)، (محدد الوقت).

مثال: شركة تصدير مواد غذائية وضعت رؤية استراتيجية بأن تزيد حجم صادراتها وان تمتلك حصة سوقية لا تقل عن الثلث في خلال خمس سنوات. لتحقيق هذه الرؤية الأستراتيجية وضعت خطة العمل بها هدفين رئيسيين:

1. الأرتقاء بجودة المنتج
   • استيراد معدات لها مواصفات محددة قادرة على تحسين جودة المنتج (هدف محدد)
   • المعدات ستكون قادرة على تحسين مواصفات محددة في المنتج (هدف قابل للقياس)
   • المعدات المطلوبة ضمن امكانيات الشركة المالية (يمكن تحقيقه)
   • هذه المعدات لها دور كبير في تحقيق هدف الأرتقاء بجودة المنتج (ذو صلة)
   • المعدات يجب ان تصل الشركة قبل نهاية الربع الأول من العام (محدد الوقت)
2. الحصول على شهادة الجودة (ايزو) الدالة على جودة العمليات داخل الشركة.
   • الحصول على شهادة الجودة 90001 و 22000 (هدف محدد)
   • المواصفات القياسية لشهادة الأيزو (قياسات)
   • ان نكون قادرين على الوفاء بمتطلبات شهادة الأيزو من حيق الأجراءات الأدارية والدعم المادي المطلوب للحصول على الأعتماد (ممكن تحقيقه)
   • الشهادة 9001 لها علاقة بإدارة الجودة بشكل عام ، والشهادة 22000 لها علاقة بسلامة الغذاء (ذو صلة)
   • قبل نهاية العام (تاريخ محدد للحصول عليها)

من ذلك يمكننا بسهولة استنتاج مراحل اعداد تلك المؤشرات القياسية…

مثال عملي

تم استقبال عدد 1000 طلب من العملاء، وتم الأستجابة لعدد 850 طلب في خلال ساعة واحدة، وبقية الطلبات في مدة اكبر من ساعة.

اذأ: اداء الشركة وفقا للمقياس هو850/1000 = 85% … والأنحراف عن الهدف هو 85%-90% = -5% ، وهو مايعد نقطة انطلاق من الأدارة لعمل اجراءات عاجلة لتصحيح هذا الأنحراف.